Di tengah ketatnya persaingan bisnis F&B dan ritel, bagaimana cara Anda memastikan pelanggan selalu kembali? Jawabannya terletak pada satu kata: konsistensi. Nah, itulah sebabnya pengendalian mutu sangat penting. Hal ini akan mencegah kekecewaan pelanggan, sekaligus menekan biaya dan risiko akibat produk gagal. Lantas, bagaimana cara tepat menerapkan sistem ini supaya bisnis Anda jadi pilihan utama pelanggan?
Apa Itu Pengendalian Mutu?
Pengendalian mutu atau quality control adalah serangkaian proses yang dilakukan perusahaan untuk memastikan produk atau layanan mereka memenuhi standar yang telah ditetapkan.
Dalam industri bisnis F&B dan ritel, proses quality control umumnya mencakup pengecekan bahan baku sebelum dipakai, uji coba produk secara berkala, penyesuaian produksi dengan standard operating procedures (SOP), serta pemantauan layanan pelanggan agar selalu prima.
Pentingnya Pengendalian Mutu
Rutin melakukan pengendalian mutu akan memberi Anda sejumlah manfaat berikut:
- Mencegah risiko kesalahan dan cacat produk;
- Menghindari kerugian dan pemborosan akibat produk gagal;
- Meminimalisir komplain pelanggan sekaligus menjaga kepuasan mereka;
- Proses kerja jadi lebih terarah dengan adanya standar mutu dan SOP yang jelas;
- Membangun kepercayaan pelanggan, sehingga dapat memperkuat reputasi positif bisnis.
Cara Melakukan Pengendalian Mutu
Tiap bisnis tentu memiliki ketentuan masing-masing dalam melakukan pengendalian mutu. Namun, pada umumnya, proses quality control melibatkan tiga tahapan utama berikut ini:
-
Buat SOP yang sederhana dan jelas
Agar SOP to-the-point dan mudah dipahami, tentukan dulu aktivitas bisnis yang membutuhkan SOP. Contohnya seperti prosedur penyajian hidangan, proses manajemen stok, atau penanganan komplain.
Kemudian, tetapkan tujuannya dan tuliskan langkah-langkah untuk mencapainya. Sebaiknya, gunakan format angka 1, 2, 3, dan seterusnya supaya lebih mudah dipahami. Tulislah dalam bahasa operasional yang jelas, hindari kalimat ambigu seperti “secukupnya” atau “sesuai selera”. Jika perlu, tambahkan visual seperti video tutorial singkat atau diagram alur kerja.
-
Latih karyawan dengan tepat
Supaya semua SDM bisnis memahami isi SOP, adakan sesi pelatihan bagi karyawan baru, dan terus lakukan secara rutin tiap kali SOP diperbarui. Lalu, berikan demonstrasi langsung di lapangan sesuai materi yang telah diberikan.
Setelah itu, berikan kesempatan kepada karyawan untuk praktik sendiri. Kemudian, evaluasi agar karyawan tahu bagian-bagian yang perlu perbaikan. Tak kalah penting, sertakan sesi tanya-jawab untuk menghindari terjadinya miskomunikasi.
-
Lakukan audit internal rutin
Selanjutnya, Anda perlu melakukan audit internal secara berkala untuk mencari tahu hal-hal yang perlu perbaikan. Maka dari itu, tentukan dulu key performance indicators (KPI) untuk tiap SOP. Kemudian, buatlah checklist audit yang sesuai dengan KPI tersebut, dan tentukan waktu yang tepat. Misalnya, untuk kegiatan operasional penting seperti kebersihan dapur, Anda perlu melakukan audit harian.
Catatlah hasil audit dan berikan status (sesuai/tidak sesuai) atau skor angka. Berikutnya, terapkan tindak lanjut sesuai hasil yang ditemukan, seperti pelatihan ulang atau mengubah SOP.
Studi Kasus Pengendalian Mutu yang Sukses
Rumah Makan Ayam Uleg Cak Abit di Kota Malang menyebarkan kuesioner secara offline dan online untuk mencari tahu tingkat kepuasan pelanggan dari berbagai aspek: kualitas udara dan pencahayaan tempat makan, kecepatan dan ketepatan layanan, kualitas produk, harga menu, hingga kemudahan akses informasi terkait produk yang dijual.
Berdasarkan hasil survei tersebut, Ayam Uleg Cak Abit mendapat informasi bahwa banyak pelanggan mereka merasa tidak puas dengan menu yang dipesan. Beberapa alasannya adalah karena warna dan tekstur ayam yang terlihat kurang menggugah selera, takaran nasi tidak sesuai, dan packaging yang kurang maksimal.
Untuk menindaklanjuti masalah tersebut, Ayam Uleg Cak Abit melakukan konfirmasi kepada tim outlet. Kemudian, tim outlet menghubungi pelanggan yang bersangkutan untuk konfirmasi keluhan. Sebagai kompensasi, Ayam Uleg Cak Abit menyediakan dua opsi agar masalah tidak terulang; mengganti pesanan pelanggan dengan menu lain berharga setara, atau memberi produk gratis kepada pelanggan apabila kerugiannya fatal.
Pengendalian mutu sangatlah penting demi efisiensi bisnis dan kepuasan pelanggan dalam jangka panjang. Untuk mewujudkan hal tersebut, Anda tak harus melakukan quality control secara manual.
Saat ini, telah hadir teknologi yang bisa membantu menyederhanakan proses quality control, terutama dalam pengawasan stok dan bahan baku yang biasanya menjadi rawan mengalami penurunan kualitas. Yaitu, fitur Manajemen Stok dari Moka.
Dengan platform ini, Anda bisa memantau stok dan bahan mentah secara real-time, mendapat notifikasi saat stok menipis, hingga menganalisis pergerakan stok untuk menghindari understock maupun overstock. Alhasil, Anda bisa menjaga mutu produk tetap prima sambil menghemat waktu dan tenaga. Buktikan sendiri manfaat Moka untuk bisnis Anda dengan menjadwalkan demo gratis!
