Pengusaha mana yang tidak pernah khawatir tentang risiko kegagalan dalam bisnis mereka? Hal ini wajar karena tidak ada bisnis yang kebal terhadap masalah. Di sisi lain, setiap masalah tersebut bisa berpotensi menjadi kerugian besar, mulai dari kehilangan potensi pemasukan hingga turunnya kepercayaan pelanggan. Nah, FMEA adalah cara yang tepat untuk mengantisipasi masalah sebelum sungguhan terjadi. Bagaimana cara kerjanya? Simak ulasan berikut!
Apa Itu FMEA?
FMEA adalah singkatan dari failure mode and effect analysis, yakni metode sistematis untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengantisipasi potensi kegagalan dalam suatu sistem, proses, atau produk sebelum kegagalan tersebut benar-benar terjadi. Melalui metode ini, Anda dapat mengetahui hal-hal yang salah pada bisnis, mengapa itu bisa terjadi, dan kemungkinan dampaknya.
Awalnya, FMEA diaplikasikan oleh tim militer Amerika Serikat (AS) pada tahun 1940-an untuk meningkatkan sistem persenjataan, rudal, dan pesawat terbang mereka. Seiring berjalannya waktu, metode FMEA semakin berkembang hingga kini juga bisa diterapkan di berbagai industri bisnis.
Tujuan utama FMEA adalah mencegah masalah sebelum benar-benar terjadi, bukan sekadar memperbaiki setelah muncul kerusakan. Berikut beberapa tujuan FMEA yang lebih spesifik:
- Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan dalam suatu sistem, proses, atau produk;
- Menilai tingkat risiko dari setiap potensi kegagalan, biasanya berdasarkan aspek occurrence (seberapa besar kemungkinan terjadinya), severity (tingkat keparahan), dan detection (kemampuan deteksi);
- Memprioritaskan perbaikan berdasarkan tingkat risiko tertinggi;
- Meminimalisir potensi kerugian, baik dari segi waktu, tenaga, maupun biaya;
- Meningkatkan kualitas dan keandalan sistem, proses, atau produk yang dihasilkan.
Baca juga: Jenis-Jenis Risiko dalam Bisnis dan Cara Mengatasinya
Jenis-jenis FMEA
Lebih dari sekadar metode teknis, FMEA adalah bagian penting dari strategi manajemen risiko pada bisnis. Dalam praktiknya, metode ini terbagi menjadi beberapa jenis. Setiap jenisnya memiliki tujuan pelaksanaan yang berbeda.
-
Design FMEA
Sesuai namanya, design FMEA atau DFMEA adalah metode untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mencegah potensi kegagalan yang dapat terjadi akibat cacat dalam desain produk. Idealnya, metode ini dilakukan sebelum desain produk disahkan atau sebelum prototipe produk dibuat.
Tujuannya adalah untuk mendeteksi titik lemah pada desain sejak awal, sehingga nantinya produk dapat berfungsi optimal sesuai kebutuhan pengguna. Di sisi lain, DFMEA juga membantu menghindari besarnya pengeluaran akibat revisi desain pada tahap akhir atau setelah produksi. Untuk itu, DFMEA biasanya melibatkan tim engineer desain produk, research and development (R&D), teknisi spesialis, dan quality assurance (QA).
Pada umumnya, DFMEA diterapkan oleh pelaku bisnis di industri manufaktur, otomotif, dan elektronik. Sebagai contoh, sebuah perusahaan gadget sedang mendesain smartphone baru. Mereka melakukan DFMEA untuk mengevaluasi desain tombol power. Ternyata, tombol tersebut terlalu kecil dan rentan rusak ketika ditekan. Sebagai solusi, mereka pun mengganti bahan dan mendesain ulang tombol power pada smartphone.
-
Process FMEA
Jenis FMEA satu ini diterapkan untuk mengantisipasi potensi kegagalan dalam proses produksi atau manufaktur, seperti prosedur kerja, kesalahan mesin, hingga human error. Tujuannya adalah mencegah cacat produk akibat kesalahan proses dan memastikan konsistensi output produksi, sehingga kualitas hasil produksi dapat meningkat.
Biasanya, tim yang terlibat dalam process FMEA adalah operator produksi, quality control (QC), dan production engineer. Metode ini sering kali diterapkan pada industri F&B. Misalnya dalam produksi minuman kemasan, hasil dari process FMEA menunjukkan bahwa mesin pengisi memiliki suhu yang tidak stabil sehingga menyebabkan pengembunan. Berdasarkan penemuan tersebut, Anda dan tim bisa memasang sistem pengatur suhu otomatis sebagai solusinya.
-
System FMEA
Penerapan system FMEA (SFMEA) berlangsung pada tingkat sistem, sehingga cenderung lebih rumit. Fokus utamanya adalah mencari tahu bagaimana sub-sistem, proses, dan komponen saling berinteraksi, serta potensi kegagalan sistemik yang bisa terjadi dari interaksi tersebut. Dengan begini, Anda dapat mencegah efek domino akibat kegagalan satu bagian, sehingga integrasi antar-bagian sistem dapat berjalan mulus dan bisa diandalkan.
Untuk itu, pada umumnya SFMEA dilakukan saat tahap awal pengembangan sistem dengan melibatkan tim QA dan safety, system engineer, project manager, hingga desainer sub-sistem. Industri telekomunikasi dan peralatan medis cukup sering menerapkan metode ini.
Banyak rumah sakit melakukan SFMEA untuk mengidentifikasi potensi kegagalan dalam alat medis mereka. Misalnya, hasil SFMEA menunjukkan bahwa suatu alat tidak dipasang dengan tepat. Berdasarkan hal tersebut, mereka bisa menganalisis efeknya terhadap akurasi dan keamanan alat secara keseluruhan sebelum digunakan pada pasien.
-
Concept FMEA
Concept FMEA merupakan jenis FMEA yang diterapkan saat tahap awal pengembangan produk, proses, atau sistem, bahkan sebelum rincian desain dibuat. Biasanya, pelaku bisnis melakukan concept FMEA saat menyusun business case atau pada fase perencanaan.
Tujuan utamanya adalah mengidentifikasi risiko dari konsep dasar atau ide. Hal ini dapat membantu Anda menganalisis apakah suatu konsep sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan kondisi nyata di lapangan. Untuk itu, Anda perlu melibatkan tim pengembangan produk, R&D, manajer proyek, hingga tim customer insight.
Baca juga: Continuous Improvement Adalah: Konsep, Manfaat, dan Cara Menerapkannya
Manfaat FMEA
FMEA adalah metode sistematis yang dapat memberi banyak manfaat bagi bisnis Anda, apa pun itu sektor industrinya. Berikut beberapa di antaranya:
-
Meningkatkan kualitas dan keamanan produk
Seperti yang telah disebutkan, FMEA dapat membantu mengidentifikasi potensi kegagalan produk, proses, atau sistem sebelum benar-benar terjadi. Tidak hanya mengetahui penyebab kegagalan, Anda juga bisa menganalisis seberapa parah dampaknya dan bagaimana cara mencegahnya.
Hal tersebut memungkinkan Anda untuk melakukan langkah antisipasi atau perbaikan sejak dini sebelum masalah berkembang. Dengan begini, risiko cacat produksi pun dapat berkurang sehingga kualitas produk meningkat. Hasilnya, produk Anda bisa lebih diandalkan dan tentunya aman digunakan oleh pelanggan.
-
Mengurangi pemborosan
Setiap masalah pada bisnis dapat menimbulkan pengeluaran. Bayangkan jika masalah tersebut tidak dicegah sejak awal, bisa-bisa masalah akan membengkak hingga Anda harus mengeluarkan biaya besar di kemudian hari untuk memperbaikinya. Masalah ini bisa berupa penarikan produk, perbaikan teknis, hingga hilangnya kepercayaan konsumen.
Kabar baiknya, Anda dapat mencegah situasi tersebut dengan menerapkan FMEA. Metode satu ini bisa membantu Anda memperkirakan potensi kegagalan sekaligus mengidentifikasi risikonya secara terukur. Hasilnya, Anda dapat mengarahkan langkah pencegahan pada potensi masalah yang berdampak paling besar, sehingga bisa menghindari pemborosan biaya akibat produk gagal.
-
Menjaga kepuasan pelanggan
Produk atau sistem yang gagal dapat menurunkan reputasi bisnis dalam waktu cepat. Tak perlu khawatir, FMEA adalah metode yang memungkinkan Anda untuk proaktif menjaga kualitas dan keandalan produk. Dengan begini, pelanggan akan merasa puas saat menggunakan produk atau layanan Anda, sehingga turut meningkatkan pengalaman pelanggan secara positif.
Pelanggan yang puas biasanya cenderung loyal. Mereka tidak akan ragu untuk merekomendasikan produk atau layanan Anda kepada orang lain. Di sisi lain, reputasi bisnis Anda ikut meningkat. Pasar akan melihat Anda sebagai bisnis yang profesional dan peduli terhadap pelanggan.
Baca juga: Customer Satisfaction Adalah: Definisi, Faktor, Manfaat & Caranya
-
Mendukung kepatuhan terhadap regulasi
Banyak sektor industri diwajibkan secara hukum untuk melakukan analisis risiko, terutama bisnis yang menyangkut keselamatan publik seperti farmasi, F&B, otomotif, dan alat kesehatan. Anda dapat mematuhi kewajiban tersebut dengan menerapkan FMEA.
Tanpa analisis risiko yang memadai seperti FMEA, bisnis Anda bisa berisiko gagal mendapatkan izin edar atau bahkan dikenakan sanksi hukum. Sebaliknya, penerapan FMEA dapat membantu Anda mematuhi regulasi yang berlaku, sehingga terhindar dari sanksi akibat produk yang tidak sesuai standar. Di sisi lain, kepatuhan terhadap hukum juga akan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda.
-
Meningkatkan efisiensi proses desain dan produksi
Lebih dari sekadar alat untuk mencegah masalah, FMEA adalah metode yang dapat menunjang efisiensi proses produksi. Dengan mengidentifikasi potensi masalah sejak awal, Anda dapat menghindari revisi berulang yang membuang tenaga, waktu, dan biaya. Proses produksi pun jadi lebih efisien karena Anda telah mengantisipasi dan menghilangkan kesalahan sistematis sejak dini.
Pada akhirnya, siklus pengembangan dan peluncuran produk bisa berjalan lebih cepat. Di samping itu, sinergi antar-tim juga meningkat karena proses FMEA idealnya melibatkan kerja sama lintas-divisi di perusahaan.
-
Mendorong pengambilan keputusan yang efektif
Metode FMEA memberi Anda informasi tentang potensi masalah pada bisnis, penyebabnya, hingga tingkat keparahannya. Berdasarkan informasi tersebut, Anda dan tim bisa mengambil langkah pencegahan berdasarkan risiko nyata, bukan sekadar mengacu pada intuisi atau asumsi semata.
Dengan kata lain, FMEA mampu membantu Anda mengambil keputusan bisnis secara objektif dan efektif. Hal ini dapat menghindarkan Anda dari pemborosan tenaga, waktu, dan biaya pada isu-isu yang kurang krusial.
Cara Menerapkan FMEA
Agar bisnis Anda bisa merasakan manfaat FMEA secara maksimal, pastikan penerapannya sudah tepat. Untuk itu, ikuti langkah-langkah berikut:
-
Tentukan proses atau sistem yang ingin dianalisis
Awali FMEA dengan menentukan area spesifik yang akan diidentifikasi. Hal ini bisa berupa produk, proses dalam rantai produksi (misalnya pengemasan atau pengiriman), maupun sistem besar (contohnya sistem distribusi). Dengan menentukan area spesifik, proses analisis akan berjalan lebih fokus sehingga nanti hasilnya bisa langsung ditindaklanjuti.
Untuk menentukan area yang akan dianalisis, pilihlah proses yang pernah menyebabkan keluhan atau kerugian. Selain itu, Anda juga bisa memilih proses yang berkontribusi paling besar terhadap kualitas akhir produk. Atau jika ada proses baru yang belum pernah diuji sebelumnya, Anda dapat memilihnya sebagai objek analisis FMEA.
-
Identifikasi mode kegagalan
Mode kegagalan atau failure mode adalah cara spesifik sebuah produk atau proses bisa gagal. Tiap produk atau proses tersebut bisa memiliki lebih dari satu mode kegagalan. Untuk setiap mode kegagalan yang teridentifikasi, analisislah penyebab dan efek dari kegagalan tersebut. Anda bisa melakukannya dengan brainstorming bersama tim lintas-divisi, observasi langsung di lapangan, hingga review data keluhan dan cacat produksi.
Sebagai contoh, Anda dan tim memutuskan untuk melakukan FMEA terhadap proses pengiriman produk. Salah satu mode kegagalan dari proses tersebut adalah risiko produk rusak di tengah jalan. Efeknya, produk yang Anda kirim pun jadi tidak layak digunakan. Setelah dianalisis, penyebabnya adalah kemasan produk yang terlalu tipis.
-
Buat daftar prioritas risiko
Suatu produk, proses, atau sistem bisa memiliki lebih dari satu mode kegagalan. Tiap mode kegagalan memiliki tingkat keparahan risiko yang berbeda-beda. Untuk mengukur tingkat risiko tersebut, buatlah daftar prioritas menggunakan rumus risk priority number (RPN).
Metode tersebut memberikan nilai kuantitatif pada tiap risiko sehingga Anda dapat menyusun prioritas perbaikannya. Rumus RPN dalam metode FMEA adalah:
RPN = Severity (S) x Occurrence (O) x Detection (D)
Severity merujuk pada seberapa parah dampak yang akan muncul jika kegagalan benar-benar terjadi. Sementara itu, occurrence menunjukkan seberapa sering kegagalan tersebut terjadi. Di sisi lain, detection mengacu pada seberapa mudah tingkat penanganan kegagalan sebelum produk sampai ke pelanggan.
Semakin tinggi nilai RPN dari suatu risiko, akan semakin tinggi pula prioritas untuk menangani risiko tersebut. Misalnya dalam proses pengiriman barang, data menunjukkan angka berikut:
- S = 8 (produk rusak di jalan = kualitas buruk);
- O = 6 (terjadi seminggu sekali);
- D = 6 (sulit dideteksi sebelum dikirim).
Jadi, nilai RPN dari risiko proses pengiriman adalah: 8 x 6 x 6 = 288. Jika proses pengiriman memiliki RPN paling tinggi daripada area lainnya, Anda perlu memprioritaskan perbaikan pada proses tersebut.
-
Implementasikan perbaikan
Setelah mengetahui area kegagalan dengan prioritas tinggi, segera lakukan perbaikan yang sesuai. Perbaikan ini bisa bersifat teknis, misalnya penggantian alat atau material. Selain itu, Anda juga bisa melakukan perbaikan prosedural seperti mengubah standard operating procedure (SOP) atau menambah checklist kontrol.
Di sisi lain, pelatihan karyawan juga perlu dilakukan untuk meningkatkan keterampilan kerja dan awareness mereka terhadap potensi masalah. Tak kalah penting, berikan kontrol tambahan seperti pemasangan sensor atau memperbanyak jadwal inspeksi.
-
Evaluasi berkelanjutan
FMEA tidak lantas berhenti setelah Anda melakukan perbaikan. Selanjutnya, Anda perlu melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkelanjutan. Tujuannya untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan berlangsung efektif dan risiko tetap terkendali.
Untuk melakukan evaluasi, Anda bisa menghitung ulang RPN setelah perbaikan dan bandingkan dengan hasil sebelumnya. Jika skor menurun, artinya langkah perbaikan Anda berhasil. Selain itu, pantau terus apakah mode kegagalan kembali muncul dan catatlah setiap perubahan pada dokumen resmi. Lakukan evaluasi ini secara rutin untuk terus meningkatkan kualitas produk.
FMEA adalah metode untuk mengidentifikasi potensi masalah sebelum benar-benar terjadi, sehingga Anda dapat menghindari kerugian besar pada bisnis. Supaya penerapan FMEA lebih mudah, akurat, dan efisien, Anda perlu memiliki data real-time mengenai stok dan inventaris bisnis. Kebutuhan ini bisa Anda penuhi dengan menggunakan fitur Manajemen Stok dari Moka POS!
Fitur tersebut memungkinkan Anda untuk mengelola hingga ribuan stok dengan mudah, serta memantau seluruh stok tersebut secara real-time dalam satu dashboard terpusat. Tak hanya itu, fitur Manajemen Stok juga mampu menyediakan laporan stok terperinci yang bisa Anda jadikan dasar dalam analisis FMEA.
Buktikan sendiri bagaimana sistem yang terintegrasi dapat meningkatkan efisiensi bisnis dan kontrol kualitas bisnis Anda. Manfaat ini bisa Anda nikmati dengan menggunakan fitur Manajemen Stok dari Moka POS. Coba demo gratisnya sekarang juga!
