Anda sebagai pemilik usaha pastinya ingin setiap produk yang sampai di tangan pelanggan berada dalam kondisi sempurna, kan? Namun, apa jadinya jika ternyata produk defect (cacat) adalah penghalang dari tujuan tersebut? Bayangkan, Anda bisa mengalami kerugian besar dari segala aspek jika terus membiarkannya. Namun, jangan khawatir! Anda bisa mempelajari jenis, penyebab, dan cara mengatasinya dengan lengkap di sini untuk mencegahnya!
Apa Arti Defect dalam Bisnis?
Defect adalah kondisi ketika produk mengalami kerusakan, cacat, atau tidak sesuai dengan standar kualitas yang telah ditentukan. Produk/barang defect gagal memenuhi quality control (QC) atau standar quality assurance (QA) perusahaan. Jika ini terjadi, biasanya perusahaan harus mendaur ulang, memperbaiki, atau membuang produk tersebut karena tidak layak jual.
Meski begitu, kondisi defect tidak hanya bisa terjadi pada hasil akhir produk. Ia juga dapat ditemukan pada tahap bahan baku, produksi, hingga distribusi. Dengan kata lain, defect merupakan salah satu indikator adanya masalah pada proses bisnis. Tentunya, kondisi ini tidak tiba-tiba muncul begitu saja.
Mengapa Produk Defect Bisa Terjadi?
Terdapat banyak faktor yang bisa menyebabkan suatu produk gagal memenuhi standar kualitas perusahaan. Berikut beberapa penyebab utama yang umum terjadi:
- Kualitas bahan baku yang buruk: Apabila produksi barang tidak menggunakan bahan baku sesuai standar, besar kemungkinan hasil akhir produk juga tidak optimal. Misalnya, material plastik berkualitas rendah membuat produk cepat pecah, atau tepung terigu yang lembap menyebabkan roti cepat basi;
- Kegagalan mesin atau sistem: Mesin produksi yang jarang diservis tentu lebih berisiko mengalami kerusakan. Akibatnya, hasil produksi, pengemasan, cetakan, atau perakitan tidak akan memenuhi standar.
- Kesalahan dalam proses produksi: Proses produksi yang tidak terkontrol, misalnya suhu tidak stabil atau pengaturan mesin kurang tepat, bisa menghasilkan produk/barang defect. Contohnya, makanan kaleng dengan tutup tidak rapat dapat merusak kualitas isinya;
- Kurangnya QC: Jika tidak ada pengecekan rutin pada tiap tahap produksi, produk defect pun bisa lolos ke tangan pelanggan. Padahal, QC berperan penting untuk mendeteksi masalah sedini mungkin;
Baca juga: QC Adalah: Cara Kerja, Manfaat, dan Contoh Penerapan
- Kesalahan desain produk: Terkadang, masalah sudah muncul sejak tahap desain produk. Misalnya seperti aplikasi dengan fitur yang tidak berfungsi optimal, atau ukuran botol minum tidak ergonomis sehingga rentan tumpah.
Contoh Nyata Defect dalam Produk Bisnis
Di dunia bisnis, defect adalah kondisi yang dapat muncul dalam berbagai bentuk. Agar bisa mengenali kerusakan pada produk, kenali berbagai contoh nyatanya berikut ini:
-
Cacat fisik
Produk sudah diproduksi, tapi mempunyai ketidaksempurnaan atau kerusakan pada bagian luarnya. Jadi, produk tersebut sebetulnya masih bisa digunakan karena fungsi utamanya tetap berjalan, tapi nilai jualnya menurun. Berikut beberapa contohnya:
- Perabotan kayu yang retak atau memiliki goresan;
- Pakaian yang terdapat noda atau jahitannya tidak rapi;
- Botol minuman kemasan yang penyok walaupun isinya tetap aman.
-
Cacat fungsional
Produk tidak berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga gagal memenuhi tujuan utamanya. Contohnya seperti berikut ini:
- Smartphone yang tombol power atau volumenya tidak berfungsi;
- Kipas angin yang tidak menyala walaupun baru dibeli;
- Jam tangan digital yang tidak menampilkan waktu secara akurat.
-
Cacat bahan
Produk defect juga bisa disebabkan oleh pemakaian bahan baku yang tidak memenuhi standar kualitas. Beberapa contohnya adalah:
- Makanan cepat basi akibat bahan baku yang tidak segar;
- Tas kulit cepat mengelupas karena dibuat menggunakan bahan imitasi;
- Mainan anak rentan patah karena terbuat dari material plastik tipis dan rapuh.
-
Cacat kemasan
Tidak semua kondisi defect terjadi pada produk utama. Masalah ini juga bisa terjadi pada bagian kemasan. Akibatnya, produk yang sebenarnya berkualitas baik pun jadi kurang menarik atau bahkan tidak layak jual. Ini dia sejumlah contoh yang umum ditemukan:
- Segel minuman bocor, sehingga isinya terkontaminasi;
- Kotak kardus yang penyok pada produk elektronik;
- Label salah cetak, misalnya seperti informasi nutrisi yang tidak sesuai pada kemasan makanan.
-
Cacat desain
Seperti yang telah disebutkan, defect adalah masalah yang bisa terjadi sejak tahap desain produk. Artinya, terdapat kesalahan pada tahap desain sehingga menyebabkan produk gagal memberikan fungsi maksimal bagi pengguna. Contohnya seperti berikut ini:
- Botol minuman memiliki leher yang terlalu kecil, sehingga menyulitkan pelanggan saat menuangkan isinya;
- Kursi dengan sandaran terlalu pendek, membuatnya kurang nyaman digunakan;
- Aplikasi mobile dengan tampilan antarmuka atau user interface (UI) yang membingungkan pengguna.
Dampak Buruk Produk Defective bagi Bisnis
Produk defect adalah masalah yang serius. Dampaknya bukan hanya merugikan material, tapi juga bisa memengaruhi operasional, reputasi, hingga keberlangsungan bisnis dalam jangka panjang. Bagaimana hal tersebut bisa terjadi? Berikut penjelasannya:
-
Menurunkan kepercayaan pelanggan
Coba posisikan diri Anda sebagai pelanggan; jika produk yang Anda terima ternyata cacat atau rusak, tentunya Anda akan merasa kecewa, bukan? Perasaan itu jugalah yang dialami oleh pelanggan Anda.
Akibatnya, kepercayaan mereka terhadap brand Anda pun menurun. Bukan tidak mungkin mereka jadi beralih ke produk kompetitor. Bayangkan jika pengalaman ini dirasakan oleh banyak pelanggan sekaligus. Dalam jangka panjang, angka penjualan dan pendapatan bisnis Anda pun berisiko menurun drastis.
Baca juga: Kepuasan Pelanggan: Manfaat, Faktor Penentu, dan Cara Mengukurnya
-
Menjatuhkan reputasi brand
Bisnis Anda sudah berusaha keras membangun reputasi positif melalui konsistensi kualitas. Namun, defect berulang bisa meruntuhkan citra positif tersebut dalam sekejap. Sebagai bentuk rasa kecewa karena menerima produk defect, wajar jika pelanggan menceritakan pengalaman mereka di media sosial, marketplace, atau Google Review.
Ulasan negatif tersebut dapat memengaruhi para calon pembeli lain. Brand Anda akan dianggap tidak mampu menjaga kualitas, tidak profesional, atau bahkan tidak peduli terhadap pelanggan. Jika hal ini sampai terjadi, Anda akan butuh waktu lama, biaya besar, dan strategi komunikasi yang kuat untuk memperbaiki reputasi yang tercoreng.
-
Pembengkakan pengeluaran
Produk defect kerap kali menyebabkan munculnya biaya tambahan yang tidak terduga. Ketika produk mengalami cacat atau kerusakan, otomatis Anda perlu melakukan perbaikan. Kemudian, produk yang sudah diperbaiki harus dikirim kepada pelanggan sebagai kompensasi.
Di samping itu, Anda masih harus menarik (recall) produk dari pasar agar tidak merugikan pelanggan, terutama untuk produk massal seperti makanan atau elektronik. Keseluruhan proses tersebut bisa memakan biaya yang besar, bahkan mencapai ratusan juta hingga miliaran rupiah.
-
Penundaan produksi
Dampak lain dari barang defect adalah proses produksi yang terpaksa berhenti sementara waktu, sebab Anda harus mengidentifikasi dan memperbaiki masalah. Situasi ini bisa menyebabkan distribusi ke toko dan pelanggan jadi terlambat, sehingga supply chain pun terganggu. Alhasil, pelanggan tidak bisa mendapatkan produk Anda tepat waktu. Di sisi lain, Anda jadi kehilangan peluang penjualan dan kepuasan pelanggan.
-
Pemborosan waktu dan tenaga kerja
Ketika ditemukan defect pada produk, Anda dan tim mau tidak mau harus melakukan identifikasi, perbaikan, bahkan hingga produksi ulang. Dampaknya, produktivitas kerja pun akan menurun. Waktu kerja yang seharusnya dipakai untuk memproduksi barang baru, justru harus dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan.
Dengan pemanfaatan sumber daya waktu dan manusia yang kurang efektif, bisa-bisa target produksi harian maupun bulanan tidak dapat tercapai. Pada akhirnya, terjadi penurunan efisiensi operasional yang berujung pada berkurangnya pendapatan.
-
Risiko tuntutan hukum
Pada kasus tertentu, produk defect dapat membahayakan pelanggan hingga menimbulkan konsekuensi hukum. Misalnya jika produk makanan atau minuman menyebabkan keracunan, pelanggan bisa saja menuntut ganti rugi. Atau jika produk kosmetik memicu iritasi parah pada kulit pengguna, bukan tidak mungkin brand akan terkena sanksi dari regulator atau menerima gugatan hukum massal (class action).
Cara Menekan Risiko Produk Defect
Produk defect adalah masalah serius yang dapat menimbulkan efek domino. Sayangnya, situasi defect tidak bisa dihindari 100%. Meski begitu, Anda bisa menekan kemunculannya seminimal mungkin dengan cara-cara preventif berikut ini:
-
Periksa kualitas dan kecukupan bahan baku
Bahan baku merupakan salah satu elemen penentu kualitas produk. Apabila bahan yang digunakan tidak sesuai standar, hasil akhirnya akan berisiko mengalami cacat atau kerusakan. Untuk mencegah masalah tersebut, lakukan quality check pada setiap bahan baku yang datang.
Jika sudah lolos standar pengecekan, simpanlah di ruang penyimpanan yang sesuai. Terapkan sistem seperti First In First Out (FIFO) supaya bahan lama tidak terabaikan hingga kedaluwarsa. Proses ini bisa lebih efisien jika Anda memanfaatkan teknologi digital seperti platform Manajemen Stok dari Moka POS.
Teknologi satu ini memungkinkan Anda untuk mengelola hingga ribuan unit stok secara mudah. Anda dapat melacak arus keluar-masuk bahan baku secara real-time, sehingga bisa memastikan bahan baku selalu cukup dan berkualitas. Lalu, jika ada stok bahan yang menipis, sistem Manajemen Stok akan otomatis mengirimkan notifikasi pengingat. Dengan begini, Anda bisa menghindari risiko understock yang dapat merugikan penjualan.
-
Lakukan inspeksi mendalam saat produksi
Proses produksi kerap menjadi titik krusial yang menyebabkan produk defect, baik itu karena mesin, prosedur yang kurang tepat, hingga human error. Hindari masalah tersebut dengan melakukan inspeksi mendalam pada tiap tahap produksi, bukan hanya di akhir. Siapkan checklist QC untuk memastikan produk lolos standar kualitas di tiap tahapan.
Misalnya, jika Anda menjalankan bisnis minuman berbotol, terapkan pengecekan visual untuk memastikan tutup botol sudah rapat. Jika lolos inspeksi, barulah produk tersebut bisa masuk ke tahap distribusi.
-
Tes produk di tahap akhir produksi
Hanya karena barang sudah selesai diproduksi, bukan berarti ia bisa langsung dilepas ke pasar. Anda masih perlu melakukan tes terhadap produk tersebut. Tujuannya untuk memastikan bahwa kualitas produk benar-benar memenuhi standar dan mampu berfungsi sebagaimana mestinya.
Contohnya, produk makanan wajib lolos uji rasa dan tes ketahanan kemasan, sedangkan produk elektronik harus melewati uji daya hidup. Gunakan sampel acak dari tiap batch produksi untuk dites. Jangan lupa catat hasil uji atau tes tersebut. Jadi, seandainya terjadi masalah pada kemudian hari, Anda bisa menelusurinya dari catatan tersebut.
-
Pastikan mesin masih berfungsi dengan baik
Seperti yang telah disebutkan, salah satu penyebab utama produk defect adalah mesin produksi yang tidak berfungsi optimal. Biasanya, masalah ini muncul karena mesin tidak terawat dengan baik. Alhasil, ia tidak mampu menghasilkan produk sesuai standar kualitas walaupun Anda sudah menggunakan bahan baku yang bagus.
Kabar baiknya, kondisi tersebut bisa dicegah melalui perawatan mesin secara rutin (preventive maintenance) sesuai jadwal. Misalnya seperti pengecekan suhu oven setiap hari atau pelumasan mesin produksi setiap minggu.
Baca juga: Profesi Operator Produksi: Definisi, Pekerjaan, dan Strateginya
Untuk memastikan perawatan selalu tepat waktu, catatlah jam kerja mesin produksi. Tak kalah penting, sebaiknya siapkan pula tim teknisi internal untuk menangani masalah kecil pada mesin. Langkah ini dapat membantu mencegah masalah bertambah parah hingga mengganggu kualitas produksi.
-
Tingkatkan pelatihan karyawan
Sebagus apa pun kualitas mesin atau sistem produksi, hasil produk akhir tetap bisa jatuh apabila karyawan kurang terlatih. Sebab, bagaimanapun juga, karyawanlah yang bertugas mengoperasikan mesin dan menjalankan sistem di perusahan. Maka dari itu, adakan training berkala tentang standar kualitas, SOP produksi, hingga keamanan kerja.
Tak berhenti sampai situ, lakukan pula simulasi untuk mengatasi berbagai masalah produksi. Dengan begitu, karyawan bisa lebih siap dan sigap saat harus menghadapi situasi nyata. Lalu, agar karyawan termotivasi untuk terus menjaga kualitas kerja, Anda bisa menerapkan sistem reward di perusahaan.
-
Perbaiki proses produksi
Produk defect adalah masalah yang umum dialami oleh pelaku bisnis. Namun, apabila kerusakan atau cacat produk terus-menerus muncul, kemungkinan besar ada masalah sistematis yang terjadi pada bisnis Anda.
Sebagai solusi, Anda bisa menerapkan evaluasi rutin untuk melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Setelah menemukan titik atau celah yang menjadi penyebab defect, segera perbarui SOP. Jangan lupa selalu dokumentasikan tiap perbaikan agar Anda bisa melacak semua perkembangan.
-
Jalin hubungan dengan supplier yang andal
Dalam menjalankan bisnis, Anda tentu tidak bisa bekerja sendiri. Selain mengandalkan karyawan internal, keberlangsungan bisnis juga bergantung pada supplier yang memasok bahan baku. Itulah kenapa bekerja sama dengan supplier yang tepat merupakan hal krusial. Supplier yang andal idealnya mampu menyediakan bahan baku berkualitas, sehingga dapat menekan risiko defect.
Untuk itu, pelajari track record calon supplier terlebih dulu. Akan lebih baik jika supplier tersebut sudah mengantongi sertifikasi mutu. Setelah menentukan pilihan, buatlah perjanjian atau kontrak tertulis berisi standar kualitas, ketepatan waktu, hingga kuantitas bahan baku. Jalinlah komunikasi yang transparan supaya supplier dapat segera memberi tahu apabila ditemukan potensi masalah.
Dalam dunia bisnis, produk defect adalah salah satu tantangan besar yang bisa menyebabkan kerugian finansial hingga menurunkan kepercayaan pelanggan. Untungnya, risiko defect bisa ditekan melalui proses QC yang ketat, pelatihan karyawan, perawatan mesin, hingga manajemen stok yang rapi. Di sinilah teknologi seperti Manajemen Stok dari Moka POS dapat membantu Anda.
Dengan platform Manajemen Stok Moka POS, Anda bisa mengelola hingga ribuan unit bahan baku secara real-time, serta meminimalisir risiko pemakaian bahan kedaluwarsa. Fitur-fiturnya dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis, sehingga Anda bisa lebih fokus menjaga kualitas produk.
Jadi, jangan biarkan produk defect merugikan bisnis Anda. Lengkapi bisnis dengan dukungan teknologi Moka POS untuk membantu menjaga kualitas bahan baku dan produk. Daftar demo gratis Moka POS sekarang juga dan rasakan manfaatnya bagi pertumbuhan bisnis Anda!
