Bayangkan saat ini Anda sedang butuh mesin produksi baru. Mesin A memiliki harga beli yang jauh lebih murah daripada mesin B. Secara naluriah, mesin A terlihat sebagai pilihan yang masuk akal. Namun, apakah benar selalu begitu?
Tunggu dulu, sudahkah Anda menghitung suku cadangnya? Bagaimana dengan biaya servis dan nilai jual kembalinya? Seluruh faktor tersebut termasuk dalam Total Cost of Ownership (TCO). Metrik ini dapat membantu mengidentifikasi keseluruhan biaya yang akan Anda keluarkan selama memiliki mesin tersebut. Lantas, bagaimana cara menghitungnya? Mari simak informasi selengkapnya di sini!
Apa Itu TCO?
TCO atau Total Cost of Ownership adalah total keseluruhan biaya yang harus Anda keluarkan untuk memiliki dan menggunakan suatu aset selama masa pakainya. Dengan kata lain, TCO tidak hanya menghitung harga beli awal, tapi juga mempertimbangkan semua biaya tambahan lain yang akan muncul selama pemakaian, pemeliharaan, hingga pembuangan atau penggantian aset tersebut.
Dengan menghitung TCO, Anda dapat mengetahui apakah suatu aset atau investasi benar-benar bisa menguntungkan, atau justru menyimpan beban biaya tersembunyi. Untuk mengetahui hal tersebut, penghitungan TCO melibatkan sejumlah komponen utama berikut ini:
- Biaya langsung: Biaya pembelian awal, mencakup harga beli aset, biaya pemasangan, konfigurasi, hingga integrasi sistem;
- Biaya akuisisi: Biaya yang biasanya muncul selama proses pengadaan aset, seperti biaya survei pasar atau riset sebelum pembelian, serta ongkos kirim dari lokasi vendor ke perusahaan;
- Biaya operasional: Biaya terkait pemakaian aset yang dibeli, meliputi biaya energi (seperti tagihan listrik), biaya suku cadang, hingga biaya perawatan rutin;
- Biaya dukungan: Biaya untuk mendukung kelancaran dan efisiensi pemakaian aset, seperti pembaruan sistem atau pelatihan bagi karyawan yang bersangkutan;
- Biaya akhir masa pakai: Biaya yang muncul saat aset tidak lagi layak dipakai, seperti biaya penghentian operasional, pembongkaran, pemindahan, pembuangan secara aman, hingga nilai jual kembali.
Baca juga: Biaya Produksi adalah Elemen Penting Bisnis, Ini Penjelasan Lengkapnya
Manfaat Mengetahui TCO
Beli aset berharga murah belum tentu hemat. Bisa saja biaya pemeliharaan, operasional, atau konsumsi dayanya tinggi. Akibatnya, total biaya kepemilikan justru lebih tinggi jika dibandingkan dengan aset lain yang awalnya terlihat mahal. Risiko ini dapat Anda hindari dengan menghitung TCO suatu aset. Anda tidak hanya bisa lebih hemat, tapi juga merasakan berbagai manfaat berikut:
-
Mendukung pengambilan keputusan bisnis
Dengan menghitung Total Cost of Ownership, Anda dapat mengetahui keseluruhan total biaya yang akan dikeluarkan untuk suatu aset bisnis. Hal ini dapat membantu Anda terhindar dari jebakan harga murah di awal, tapi justru mahal di kemudian hari akibat boros biaya perawatan maupun biaya tambahan lain.
Di samping itu, penghitungan TCO juga memungkinkan Anda untuk menentukan apakah aset berharga mahal menawarkan efisiensi yang layak. Berdasarkan informasi tersebut, Anda jadi bisa merancang strategi pengadaan aset secara lebih bijak dan hemat untuk jangka panjang.
-
Mempermudah penentuan baseline harga
Melalui penghitungan TCO, Anda dapat menentukan baseline atau harga acuan yang layak dikeluarkan untuk membeli suatu aset. Baseline inilah yang berfungsi sebagai referensi dalam mengambil keputusan pembelian. Informasi tersebut dapat membantu Anda untuk menilai apakah harga suatu aset termasuk efisien, terlalu mahal, atau justru terlalu murah dan berisiko menimbulkan biaya tidak terduga.
Sebagai contoh, penghitungan baseline TCO untuk pembelian laptop kantor adalah Rp10 juta. Dengan nilai baseline tersebut, Anda bisa menilai apakah laptop dari vendor A terlalu mahal (misalnya berharga lebih dari Rp12 juta) atau justru terlalu murah (misalnya hanya seharga Rp7 juta, tapi risiko downtime-nya lebih besar.
Tak hanya itu, informasi baseline juga dapat Anda gunakan untuk menetapkan batas harga dalam proses pengadaan aset. Hal ini memungkinkan Anda untuk merancang anggaran secara lebih akurat, sebab Anda tidak hanya mempertimbangkan harga beli, tapi juga biaya tambahan lain selama masa pakai aset.
-
Membantu perhitungan ROI
Jika ingin mengetahui nilai return of investment (ROI), Anda perlu menghitung Total Cost of Ownership terlebih dulu. Sebab, TCO mewakili total biaya sesungguhnya dari suatu investasi aset. Tanpi menghitung TCO, bisa-bisa ROI akan terlihat lebih besar daripada kondisi sebenarnya karena biaya perawatan dan operasional tidak dipertimbangkan.
Dengan perhitungan ROI yang menggambarkan kondisi di lapangan, Anda bisa mengambil keputusan investasi dengan lebih realistis. Misalnya, sebuah perusahaan logistik hendak membeli kendaraan baru seharga Rp600 juta. Berdasarkan penghitungan tanpa TCO, kendaraan tersebut mampu menghasilkan keuntungan operasional Rp200 juta per tahun, sehingga ROI akan tercapai dalam tiga tahun.
Padahal, jika menghitung TCO, akan diketahui biaya-biaya penting lain seperti bahan bakar, servis rutin, asuransi, hingga depresiasi. Ternyata, total biaya dalam lima tahun mencapai Rp750 juta. Artinya, ROI baru akan tercapai mulai tahun ke-4, bukan ke-3. Dengan informasi ini, perusahaan pun bisa terhindar dari over-estimasi.
Baca juga: Cara Menghitung Laba Bersih untuk Bisnis Anda
Cara Menghitung TCO
Agar bisa merasakan berbagai manfaat di atas secara maksimal, pastikan Anda menghitung Total Cost of Ownership secara tepat. Seperti ini caranya:
-
Ketahui harga dari setiap komponen
Langkah pertama adalah menghitung semua komponen biaya dari kepemilikan dan penggunaan aset selama masa pakainya. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, komponen-komponen ini mencakup biaya langsung, akuisisi, operasional, dukungan dan pelatihan, serta biaya akhir. Tulislah biaya-biaya tersebut secara rinci untuk mempermudah penghitungan.
-
Hitung total komponen yang dimiliki
Setelah mengetahui komponen-komponen dari suatu aset, jumlahkan seluruh biaya dari komponen tersebut selama masa pakainya. Kemudian, kurangi dengan nilai sisa aset. Anda bisa menggunakan rumus sederhana TCO berikut ini:
TCO = [Harga Beli + (Komponen 1 x Jumlah Tahun) + (Komponen 2 x Jumlah Tahun) + (dst.)] – Nilai Sisa Aset
Sebagai contoh, Anda berencana membeli mesin produksi dengan masa pakai lima tahun. Rincian komponen biayanya adalah sebagai berikut:
- Harga beli: Rp55 juta;
- Biaya instalasi: Rp5 juta;
- Biaya operasional per tahun: Rp5 juta;
- Biaya perawatan per tahun: Rp2 juta;
- Downtime atau kerugian per tahun: Rp1 juta;
- Biaya pembuangan akhir: Rp2 juta;
- Nilai jual kembali: Rp20 juta;
- Masa pakai: 5 tahun.
Maka, penghitungan CTO-nya adalah sebagai berikut:
TCO = [60 juta + (5 juta x 5 tahun) + (2 juta x 5 tahun) + (1 juta x 5 tahun) + 2 juta] – 20 juta
= (60 juta + 25 juta + 10 juta + 5 juta) – 20 juta
= 100 juta – 20 juta
= Rp80 juta.
Jadi, walaupun harga beli mesin produksi adalah Rp55 juta, biaya total kepemilikan selama lima tahun adalah Rp80 juta.
-
Analisis dan evaluasi
Setelah menghitung TCO, lakukan analisis untuk membandingkan beberapa opsi produk atau vendor. Lihatlah opsi mana yang paling efisien dalam jangka panjang, bukan cuma murah di awal. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan TCO untuk menentukan apakan investasi suatu aset akan menghasilkan keuntungan yang sepadan.
Mari kita gunakan contoh penghitungan di atas. TCO mesin produksi adalah Rp80 juta dengan masa pakai lima tahun. Sementara itu, anggaplah mesin tersebut mampu memberikan laba bersih sebesar Rp150 juta. Berarti, tingkat ROI-nya adalah:
ROI = [(Total keuntungan – TCO) : TCO] x 100%
= [(150 juta – 80 juta) : 80 juta] x 100%
= (70 : 80) x 100%
= 87,5%
Contoh Implementasi TCO
Penghitungan total cost of ownership bisa diterapkan untuk mengetahui keseluruhan biaya kepemilikan aset apa pun, baik berupa barang fisik maupun digital. Berikut contoh penerapan TCO dalam konteks pembelian software:
-
Biaya lisensi dan pembelian
Contoh satu ini merujuk pada biaya awal untuk membeli lisensi software atau sistem, baik itu berlangganan (subscription) maupun sekali bayar. Misalnya, perusahaan Anda membeli sistem Enterprise Resources Planning (ERP) dengan harga berikut:
- Lisensi tahunan: Rp100 juta;
- Biaya setup awal: Rp5 juta;
Jadi, total biaya lisensi dan pembelian awal software ERP adalah Rp105 juta.
-
Infrastruktur IT
Beberapa sistem ERP membutuhkan perangkat atau infrastruktur tambahan, seperti jaringan, server, atau tools keamanan siber. Demi kelancaran sistem ERP tersebut, perusahaan Anda harus melakukan hal-hal berikut:
- Upgrade jaringan kantor dan backup penyimpanan data: Rp10 juta;
- Menambah server lokal: Rp25 juta;
- Langganan cloud storage: Rp1 juta/bulan x 12 bulan x 5 tahun = Rp60 juta.
Total biaya infrastruktur IT untuk sistem ERP adalah Rp95 juta.
-
Pelatihan dan dukungan pegawai
Biasanya, implementasi sistem baru membutuhkan pelatihan pegawai, baik dari sisi teknis maupun operasional. Di samping itu, sistem tersebut juga butuh kehadiran admin IT untuk dukungan internal. Kebutuhan ini juga membutuhkan biaya tersendiri, yaitu:
- Pelatihan 10 staf, biaya Rp500.000 per orang: Rp5 juta;
- Biaya waktu kerja hilang selama pelatihan (downtime): Rp2,5 juta;
Total biaya pelatihan dan dukungan pegawai adalah Rp7,5 juta.
-
Biaya pemeliharaan dan pembaruan
Sistem ERP perlu di-upgrade secara berkala agar tetap stabil, aman, dan relevan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Hal ini membutuhkan biaya yang umumnya mencakup upgrade ke versi terbaru, maintenance software, serta patching keamanan.
- Biaya update modul setiap tahun: Rp3 juta x 5 tahun = Rp15 juta;
- Kontrak maintenance tahunan: Rp5 juta x 5 tahun = Rp25 juta;
- Audit sistem dan penyesuaian regulasi (seperti PPh dan pajak): Rp10 juta.
Total biaya pemeliharaan dan pembaruan sistem ERP adalah Rp50 juta.
Jadi, jika seluruh komponen di atas dijumlahkan, total TCO sistem ERP selama lima tahun adalah: Rp105 juta + Rp95 juta + Rp7,5 juta + 10 juta = Rp217,5 juta.
Cara Menekan TCO Adalah…
Nilai Total Cost of Ownership memang lebih besar daripada harga beli aset, sehingga Anda perlu mengalokasikan lebih banyak biaya. Kabar baiknya, Anda bisa menekan TCO dan mengoptimalkan manfaat aset dengan berbagai cara berikut:
-
Pilih aset dengan biaya yang terjangkau
Wajar apabila Anda tergoda membeli mesin, alat, software, atau aset lain dengan harga murah demi menekan modal awal. Namun, penting untuk diingat bahwa harga beli murah bisa berisiko jadi jebakan jika biaya operasional aset justru tinggi, masa pakainya pendek, sering rusak, atau suku cadangnya sulit dicari.
Kalau Anda memilih aset hanya berdasarkan harga awal, kemungkinan besar nilai TCO-nya akan membengkak akibat besarnya biaya tambahan lain selama masa pakai. Oleh sebab itu, bandingkan TCO beberapa aset sebelum membeli, bukan harga belinya saja. Hitung seluruh komponen biaya, mulai dari pembelian, perawatan, konsumsi energi, downtime, hingga nilai jual kembali.
Selain itu, utamakan kualitas dan efisiensi produk. Contohnya, Anda bisa membeli mesin produksi dengan label hemat energi yang terbukti lebih tahan lama dan hemat tagihan listrik. Tak kalah penting, pertimbangkan garansi dan dukungan teknis. Aset dengan garansi dan dukungan purnajual yang kuat idealnya lebih hemat untuk jangka panjang.
Baca juga: Fixed Assets Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Tips Pengelolaannya
-
Lakukan perawatan preventif secara rutin
Pada umumnya, biaya tinggi dalam TCO muncul ketika terjadi downtime atau kerusakan besar yang tidak terduga. Apabila aset rusak dan operasional terganggu, Anda harus menanggung biaya perbaikan sekaligus berisiko kehilangan pendapatan. Untuk mencegah hal tersebut, lakukan perawatan aset secara berkala. Jangan menunggu hingga aset mengalami kerusakan.
Buatlah jadwal maintenance rutin untuk menghindari lupa. Kemudian, selalu catat riwayat servis pada spreadsheet atau software khusus. Hal ini mencakup tanggal serta tindakan perawatan yang dilakukan. Di sisi lain, pastikan penggunaan aset selalu mengikuti SOP, sebab banyak kerusakan terjadi akibat pemakaian yang tidak sesuai instruksi.
-
Evaluasi keuangan secara berkala
Supaya penerapan TCO berjalan efektif, Anda perlu rutin evaluasi keuangan. Dari sinilah Anda bisa mengidentifikasi terjadinya kebocoran biaya. Misalnya, Anda dapat memeriksa kinerja aset terhadap penjualan; apakah mesin atau software tersebut berhasil meningkatkan omzet? Lalu, pantaulah pula stok barang, konsumsi energi, hingga SDM. Bisa jadi ada aset yang boros, tapi ternyata tidak produktif.
Tenang saja, Anda tak harus melakukan semua itu secara manual. Gunakan bantuan teknologi seperti Point of Sales (POS) dari Moka, aplikasi kasir online yang dilengkapi sederet fitur untuk mempermudah operasional bisnis Anda. Salah satunya adalah fitur Laporan Penjualan Harian yang mampu mencatat transaksi secara otomatis. Melalui data tersebut, Anda bisa melihat produk yang paling laku dan membandingkan dampaknya setelah pembelian aset tertentu.
Kemudian, ada pula fitur Manajemen Stok untuk memantau pergerakan barang atau bahan baku secara real-time. Anda jadi bisa mempelajari tren penggunaan stok barang, dan menggunakan data tersebut untuk menyusun strategi pengadaan stok dengan lebih efisien. Terlebih, fitur ini juga akan mengirimkan pengingat saat ada stok barang yang menipis, sehingga Anda bisa mencegah risiko understock.
Dengan menghitung Total Cost of Ownership atau TCO, Anda bisa mengambil keputusan bisnis yang lebih bijak, terutama dalam hal pembelian aset. Untuk mempermudah proses penghitungan dan evaluasi, manfaatkan sistem digital seperti Moka POS.
Dilengkapi fitur Laporan Penjualan Otomatis dan Manajemen Stok, Moka POS dapat membantu Anda mengambil keputusan berbasis data. Bahkan, masih ada sederet fitur lain dari Moka POS yang akan semakin mempermudah proses operasional bisnis Anda; mulai dari Pembayaran Digital, Manajemen Cabang, hingga Perpajakan. Buktikan sendiri manfaat Moka POS terhadap efisiensi bisnis Anda dengan menjadwalkan demo gratis sekarang juga!
