Bisnis Anda lancar, tapi manajemen persediaan barang tidak terkontrol? Hati-hati, kalau tidak segera diatasi, kesehatan bisnis bisa merosot di kemudian hari, lho! Pasalnya, Anda bisa kehabisan bahan baku untuk produk dan bahkan mengalami keterlambatan pengiriman. Akibatnya, Anda akan kehilangan banyak pelanggan, sehingga bisnis pun merugi. Nah, untuk mencegah semua kejadian tersebut, simak artikel berikut tentang pentingnya pengelolaan persediaan barang, yuk!
Apa Itu Manajemen Persediaan?
Manajemen persediaan adalah suatu pendekatan strategis yang digunakan oleh perusahaan untuk mengontrol, mengawasi, dan mengoptimalkan semua aspek yang terkait dengan stok atau persediaan produk, bahan baku, dan komponen yang digunakan dalam operasi bisnis. Tujuan utama dari manajemen persediaan adalah memastikan ketersediaan stok yang memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan dan kebutuhan operasional, sambil menghindari biaya yang tidak perlu terkait dengan memiliki terlalu banyak persediaan.
Manajemen persediaan mencakup sejumlah elemen kunci berikut ini:
1. Perencanaan persediaan
Langkah pertama dalam manajemen persediaan adalah perencanaan yang cermat. Perencanaan ini melibatkan analisis permintaan pelanggan, ramalan penjualan, dan penentuan berapa banyak persediaan yang harus diadakan. Perencanaan yang baik membantu perusahaan menghindari kekurangan stok atau kepemilikan stok yang berlebihan.
2. Pengadaan dan pembelian
Setelah persediaan direncanakan, langkah berikutnya dalam manajemen persediaan adalah mengadakan dan membeli produk atau bahan baku yang diperlukan. Tahap ini melibatkan pemilihan pemasok, negosiasi harga, dan pemantauan kualitas produk yang diterima.
3. Penyimpanan
Manajemen persediaan juga mencakup penyimpanan yang efisien dari barang-barang yang ada. Tahap penyimpanan termasuk pemantauan lingkungan penyimpanan, seperti suhu, kelembaban, dan sebagainya, serta sistem pencatatan persediaan yang akurat.
4. Pengendalian persediaan
Pengendalian persediaan adalah langkah yang melibatkan pemantauan terus-menerus terhadap pergerakan persediaan. Tahap ini melibatkan pengawasan terhadap tingkat stok, pengeluaran, dan pemantauan untuk mencegah kecurangan atau pencurian.
5. Optimalisasi persediaan
Manajemen persediaan bertujuan untuk mencapai keseimbangan antara persediaan yang memadai dan biaya yang terkait dengan menyimpan stok. Perusahaan berusaha untuk menghindari memiliki terlalu banyak stok yang bisa mengikis laba karena biaya penyimpanan, sekaligus menghindari kekurangan stok yang bisa mengganggu operasi dan kehilangan pelanggan.
6. Analisis kinerja
Evaluasi secara rutin tentang bagaimana persediaan memengaruhi operasi bisnis dan profitabilitas penting dalam manajemen persediaan. Dengan menganalisis kinerja persediaan, perusahaan bisa mengidentifikasi peluang perbaikan dan perubahan strategis yang diperlukan.
7. Sistem informasi
Manajemen persediaan biasanya dibantu oleh sistem informasi dan perangkat lunak khusus yang membantu dalam pemantauan, analisis, dan pengambilan keputusan terkait persediaan. Dengan sistem informasi yang mendukung efektifnya manajemen persediaan, perusahaan bisa mencapai sejumlah manfaat, termasuk peningkatan pelayanan pelanggan, pengurangan biaya persediaan, peningkatan likuiditas, dan peningkatan profitabilitas.
6 Fungsi Manajemen Persediaan yang Penting
Manajemen persediaan adalah bagian penting dalam mengelola bisnis dengan efisien. Berikut adalah enam fungsi manajemen persediaan yang penting:
1. Mengantisipasi stok yang kurang
Salah satu fungsi utama manajemen persediaan adalah untuk menghindari kekurangan stok. Saat perusahaan tidak memiliki cukup stok, perusahaan berisiko kehilangan pelanggan dan pendapatan. Karenanya, perencanaan yang cermat dan pemantauan persediaan secara rutin adalah langkah kunci untuk menjaga kelancaran operasional dan mempertahankan kepuasan pelanggan.
2. Menyediakan stok cadangan
Selain menghindari kekurangan stok, manajemen persediaan yang efisien juga mempertimbangkan kebutuhan untuk stok cadangan. Stok cadangan adalah persediaan tambahan yang ditempatkan sebagai tindakan pencegahan terhadap fluktuasi tak terduga dalam permintaan atau masalah yang mungkin muncul dalam rantai pasokan.
Stok cadangan menjadi krusial dalam situasi-situasi darurat, seperti keterlambatan pengiriman dari pemasok atau lonjakan mendadak dalam permintaan pelanggan. Dengan memiliki stok cadangan yang sesuai, perusahaan bisa menjaga kelancaran operasional dan menjaga kualitas layanan kepada pelanggan, sambil menghindari potensi kerugian akibat ketidaktersediaan stok pada saat-saat yang penting.
3. Menjaga kelancaran penjualan
Manajemen persediaan yang efisien juga berperan penting dalam menjaga kelancaran penjualan. Saat produk selalu tersedia, pelanggan lebih cenderung membeli dari perusahaan Anda daripada mencari alternatif lainnya. Hal ini bisa meningkatkan tingkat loyalitas pelanggan dan membantu perusahaan memenangkan pangsa pasar yang lebih besar.
Sebab, tanpa manajemen persediaan yang baik, bisnis bisa menghadapi fluktuasi dalam ketersediaan produk yang berpotensi mengganggu operasi sehari-hari dan merusak reputasi perusahaan.
4. Merapikan sistem pengelolaan inventaris
Manajemen persediaan juga memainkan peran penting dalam merapikan sistem pengelolaan inventaris. Dengan memantau dan mengatur persediaan secara efisien, bisnis bisa menghindari kekacauan, kebingungan, atau bahkan kehilangan barang.
Sistem pengelolaan inventaris yang terstruktur dan terorganisir memungkinkan bisnis untuk dengan mudah melacak barang, mengelola proses pengadaan, dan mengoptimalkan pengeluaran. Dengan menjalankan sistem yang teratur, perusahaan bisa meminimalkan potensi kesalahan, meningkatkan efisiensi operasional, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih teratur dan produktif sehingga akan memberikan manfaat kepada bisnis dalam jangka panjang.
5. Menjaga kualitas produk
Manajemen persediaan juga memiliki peran yang signifikan dalam menjaga kualitas produk. Terlalu lama menyimpan persediaan bisa menyebabkan produk menjadi rusak atau kedaluwarsa yang bisa merugikan reputasi perusahaan dan mengakibatkan kerugian finansial. Karenanya, manajemen persediaan yang baik melibatkan rotasi barang dengan benar dan pemantauan tanggal kedaluwarsa produk.
Menerapkan rotasi barang dengan benar dan pemantauan tanggal kedaluwarsa produk adalah praktik penting, terutama untuk bisnis yang menjual produk yang mudah rusak atau memiliki batas waktu kedaluwarsa. Dengan menjalankan manajemen persediaan yang baik, perusahaan bisa memastikan bahwa produk yang dijual selalu dalam kondisi terbaik, menjaga kepuasan pelanggan, dan menghindari pemborosan produk yang rusak atau kedaluwarsa.
6. Mengurangi risiko kesalahan pembukuan
Manajemen persediaan yang tepat juga berkontribusi pada pengurangan risiko kesalahan pembukuan. Dengan pencatatan persediaan yang akurat, bisnis bisa menghindari kebingungan dalam menghitung aset dan memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan nilai persediaan yang sebenarnya.
Kesalahan dalam pembukuan persediaan bisa mengganggu analisis keuangan, menyebabkan ketidakcocokan dalam neraca, dan mengakibatkan masalah dengan proses audit dan pelaporan pajak. Dengan menjalankan manajemen persediaan yang baik, perusahaan bisa meningkatkan integritas dan akurasi laporan keuangan sehingga memastikan kepatuhan dengan peraturan perpajakan dan peraturan akuntansi yang berlaku. Ini juga membantu menjaga reputasi perusahaan dan membangun kepercayaan dengan para pemangku kepentingan.
5 Metode Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan melibatkan berbagai metode dan strategi yang dirancang untuk mengelola persediaan bisnis secara efisien. Berikut adalah lima metode manajemen persediaan yang umum digunakan:
1. Just-in-Time Management (JIT)
JIT adalah metode manajemen persediaan yang bertujuan untuk mengurangi persediaan hingga sekecil mungkin tanpa mengganggu produksi atau memenuhi permintaan pelanggan. Dalam JIT, bahan baku atau produk akhir dipesan dan diterima hanya saat diperlukan.
Metode ini membantu menghindari biaya penyimpanan yang tinggi dan pengurangan risiko persediaan usang atau kadaluarsa. Tapi, JIT memerlukan sistem produksi yang sangat efisien dan bisa rentan terhadap gangguan dalam rantai pasokan.
2. Economic Order of Quantity (EOQ)
EOQ adalah metode yang menghitung jumlah pesanan optimal untuk mengurangi biaya persediaan. Metode ini mempertimbangkan biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan tingkat konsumsi persediaan.
EOQ mencari keseimbangan antara biaya pemesanan yang sering (dengan pesanan kecil) dan biaya penyimpanan yang tinggi (dengan persediaan besar). Tujuan utama EOQ adalah meminimalkan biaya total persediaan. EOQ adalah pendekatan matematis yang berguna dalam merencanakan jumlah pesanan dan frekuensi pesanan.
3. Material Requirement Planning (MRP)
MRP adalah metode yang digunakan dalam manajemen persediaan untuk merencanakan kebutuhan bahan baku dan komponen yang diperlukan untuk produksi. Dengan MRP, bisnis mengidentifikasi apa yang harus dipesan, kapan harus dipesan, dan berapa banyak yang harus dipesan untuk memenuhi jadwal produksi yang diinginkan.
Metode ini membantu menghindari kekurangan bahan dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu. MRP juga memungkinkan bisnis untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan permintaan pelanggan.
4. Review secara periodik
Metode ini melibatkan pemeriksaan dan pembaruan persediaan pada interval waktu tertentu, misalnya setiap minggu atau bulan. Selama pemeriksaan periodik, bisnis mengevaluasi tingkat persediaan dan membuat keputusan pesanan berdasarkan analisis tersebut. Meskipun sederhana, metode ini bisa efektif jika digunakan dengan baik, terutama dalam bisnis dengan permintaan yang stabil dan bisa diprediksi.
5. Days’ Sales of Inventory (DSI)
DSI adalah metode untuk mengukur efisiensi manajemen persediaan dengan menghitung berapa lama perusahaan bisa menjual seluruh persediaan yang dimilikinya berdasarkan tingkat penjualan saat ini. Metode ini membantu mengevaluasi seberapa efisien persediaan digunakan.
Jika DSI rendah, artinya perusahaan mengonsumsi persediaan lebih cepat dan memiliki risiko rendah terhadap barang usang. Sebaliknya, DSI tinggi bisa menunjukkan perlunya pengoptimalan persediaan.
Faktor-faktor yang Memengaruhi Manajemen Persediaan
Berbagai faktor memengaruhi keputusan manajemen persediaan, dan pemahaman yang baik tentang faktor-faktor ini penting untuk mengoptimalkan persediaan secara efisien. Berikut adalah enam faktor utama yang memengaruhi manajemen persediaan:
1. Ketersediaan dana
Ketersediaan dana adalah faktor kritis yang berpengaruh besar pada manajemen persediaan. Untuk membeli, menyimpan, dan merawat persediaan, perusahaan memerlukan sumber daya keuangan yang cukup. Jumlah dana yang tersedia akan membatasi kapasitas perusahaan dalam pembelian dan penyimpanan persediaan.
Saat perusahaan menghadapi keterbatasan dana, mereka mungkin harus mengadopsi strategi manajemen persediaan yang lebih konservatif. Sebaliknya, saat dana tersedia dalam jumlah besar, perusahaan bisa mempertimbangkan taktik manajemen persediaan yang lebih agresif, seperti membeli dalam jumlah besar untuk memanfaatkan skala ekonomi. Jika dana terbatas, perusahaan juga bisa mencari alternatif pendanaan, seperti pinjaman atau investasi eksternal, untuk memenuhi kebutuhan persediaan dan memastikan kelancaran operasi bisnis.
2. Waktu tunggu pengiriman
Waktu tunggu pengiriman dari pemasok memiliki dampak signifikan pada manajemen persediaan. Jika waktu pengiriman relatif cepat dan dapat diandalkan, perusahaan bisa mengadopsi pendekatan manajemen persediaan “Just-in-Time” (JIT), di mana pesanan ditempatkan hanya saat dibutuhkan. Ini membantu mengurangi biaya penyimpanan dan risiko stok usang.
Di sisi lain, jika waktu tunggu pengiriman panjang atau tidak dapat diprediksi, perusahaan mungkin harus mempertimbangkan penyimpanan stok cadangan. Stok cadangan berperan sebagai jaring pengaman untuk menghindari kekurangan stok selama periode ketidakpastian. Dengan memahami dan mengelola waktu tunggu pengiriman dengan baik, perusahaan bisa meminimalkan risiko ketidaktersediaan stok dan memastikan kelancaran operasional.
3. Frekuensi penggunaan produk
Frekuensi penggunaan produk atau tingkat konsumsi barang atau bahan dalam proses produksi adalah faktor kunci dalam manajemen persediaan. Barang yang digunakan secara reguler atau memiliki permintaan tinggi cenderung memerlukan persediaan yang lebih besar untuk memenuhi permintaan pelanggan yang konsisten. Sebaliknya, barang yang digunakan secara sporadis atau memiliki permintaan yang rendah mungkin memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan persediaan yang lebih kecil.
Dengan memahami pola penggunaan produk dengan baik, perusahaan bisa merencanakan pesanan dengan lebih tepat, menghindari kekurangan stok, dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen persediaan dan meningkatkan efisiensi operasional.
4. Daya tahan produk
Daya tahan produk atau masa pakai adalah faktor penting yang memengaruhi manajemen persediaan, terutama dalam bisnis yang menjual produk yang rentan terhadap kerusakan atau memiliki masa pakai terbatas. Produk dengan masa pakai yang pendek memerlukan rotasi persediaan yang lebih cepat untuk menghindari pemborosan dan kerugian.
Bisnis harus mengelola persediaan dengan cermat, menggunakan metode “first-in, first-out” (FIFO) atau “first-expired, first-out” (FEFO) untuk memastikan produk yang lebih lama dalam persediaan digunakan lebih dahulu.
Di sisi lain, produk dengan masa pakai yang panjang memberikan fleksibilitas dalam penyimpanan persediaan dalam jumlah yang lebih besar, asalkan perusahaan memonitor dengan ketat tanggal kedaluwarsa dan menjaga kualitas produk.
5. Force majeure
Force majeure, yang mencakup peristiwa-peristiwa luar biasa dan tak terduga seperti bencana alam, perang, atau krisis ekonomi, memiliki dampak signifikan pada manajemen persediaan. Faktor-faktor ini bisa mengganggu rantai pasokan dan produksi, mengakibatkan ketidaktersediaan bahan atau produk, dan bahkan kenaikan harga yang tajam.
Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan kemungkinan terjadinya force majeure dalam perencanaan manajemen persediaan. Salah satu tindakan yang bisa diambil adalah menyimpan stok cadangan yang memadai untuk mengatasi kemungkinan gangguan dalam pasokan.
Selain itu, perusahaan juga perlu mengembangkan strategi yang fleksibel dan adaptif untuk menghadapi perubahan tiba-tiba dalam lingkungan bisnis yang disebabkan oleh force majeure. Ini memungkinkan perusahaan untuk tetap beroperasi dan memenuhi kebutuhan pelanggan bahkan dalam situasi yang penuh tantangan.
6. Jumlah permintaan dan ketersediaan
Jumlah permintaan pelanggan dan ketersediaan produk di pasar adalah faktor yang sangat memengaruhi manajemen persediaan. Jika permintaan meningkat tiba-tiba atau persediaan terbatas, perusahaan harus merespons dengan cepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Dalam situasi ini, perusahaan mungkin perlu meningkatkan produksi atau mencari sumber alternatif persediaan. Di sisi lain, jika permintaan turun atau terdapat surplus persediaan di pasar, perusahaan harus mengurangi produksi atau menjual stok yang ada dengan diskon.
Jadi, dalam bisnis, manajemen persediaan memiliki peran yang sangat penting. Manajemen persediaan membantu memastikan ketersediaan produk atau bahan baku saat dibutuhkan, menghindari kekurangan stok yang bisa mengganggu pelanggan, dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu. Manajemen persediaan yang efisien juga meningkatkan likuiditas dan profitabilitas perusahaan Anda.
Untuk mempermudah tugas manajemen persediaan untuk bisnis Anda, Moka POS menawarkan layanan Manajemen Stok yang canggih. Dengan Moka POS, Anda bisa melacak persediaan dengan akurat, merencanakan pesanan secara efisien, dan mengoptimalkan penggunaan persediaan bisnis Anda. Moka POS adalah alat yang sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengembangkan bisnis Anda.
Tertarik tingkatkan efisiensi bisnis Anda dengan layanan Manajemen Stok dari Moka POS? Yuk, jadwalkan jadwalkan demo Moka POS sekarang! Dengan Moka POS, Anda bisa fokus pada pertumbuhan bisnis Anda sambil memastikan persediaan yang efisien dan kualitas layanan pelanggan yang unggul. Jangan lewatkan kesempatan untuk meningkatkan manajemen persediaan Anda. Daftar sekarang dan rasakan perbedaannya!
