Pernahkah Anda mendengar cerita tentang kurir layanan pengantaran online dan pelaku UMKM merugi hingga jutaan atau bahkan ratusan juta rupiah hanya karena order fiktif? Ya, terlepas dari skala bisnis Anda saat ini, order fiktif adalah ancaman yang bisa menimpa siapa pun. Namun, Anda tidak perlu khawatir karena ada cara untuk mencegahnya. Mari simak di sini!
Apa Itu Order Fiktif?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata “order” merujuk pada pesanan atau perintah untuk melakukan sesuatu. Sementara itu, fiktif adalah hal-hal yang bersifat fiksi atau hanya ada dalam khayalan. Jika disimpulkan, order fiktif adalah pesanan yang bersifat palsu atau tidak nyata.
Situasi ini cukup sering terjadi di dunia bisnis, terutama dengan berkembangnya bisnis berbasis online dan layanan pesan-antar. Pada umumnya, order fiktif bertujuan menipu, mempermainkan, atau merugikan pelaku usaha atau layanan pengantaran.
Pelaku memesan barang atau jasa seolah-olah ingin benar-benar membelinya. Padahal, mereka tidak berniat untuk membayar pesanan tersebut. Akibatnya, penjual atau pelaku usaha pun mengalami kerugian, baik dari segi tenaga, waktu, hingga materi.
Tiap kasus order fiktif memiliki detail yang berbeda. Namun, penipuan satu ini biasanya memiliki ciri-ciri yang cenderung seragam sehingga bisa Anda kenali. Berikut beberapa ciri order fiktif yang umum ditemukan:
- Alamat pengiriman sulit ditemukan atau tidak valid: Lokasi alamat yang diberikan tidak ada di peta atau terlalu umum (misalnya hanya ada nama jalan tanpa nomor rumah), sehingga sulit sekali ditemukan;
- Identitas pemesan tidak jelas atau palsu: Pemesan menggunakan nama, alamat, atau kontak yang terlihat mencurigakan atau tidak dapat diverifikasi;
- Pesanan dalam jumlah besar dan cenderung mendesak: Pesanan muncul tiba-tiba dalam jumlah besar dan biasanya minta cepat dikirim tanpa proses tanya-jawab yang wajar;
- Tidak bisa dihubungi: Kontak yang diberikan tidak menjawab, tidak aktif, atau tiba-tiba diblokir;
- Memakai akun baru atau tidak punya riwayat order: Pada platform online, pemesan menggunakan akun yang baru dibuat dan tidak mempunyai riwayat transaksi.
Baca juga: Waspada Penipuan Kurir Merugikan Seller, Ini 3 Modusnya!
Efek Buruk Order Fiktif
Lebih dari sekadar “pesanan iseng”, order fiktif adalah ancaman serius bagi keberlangsungan bisnis, terutama UMKM atau usaha rumahan dengan sumber daya terbatas. Mulai dari kerugian langsung hingga jangka panjang, ini dia berbagai efek buruk order fiktif bagi bisnis:
-
Kehilangan uang dan produk
Salah satu bentuk kerugian yang akan langsung Anda rasakan jika mengalami order fiktif adalah kehilangan uang dan produk. Misalnya jika Anda menjual makanan, seluruh biaya bahan baku dan operasionalnya akan sia-sia karena produk tersebut tidak sampai ke pembeli yang sebenarnya.
Apalagi, kemungkinan besar Anda juga menyimpan makanan dalam kemasan khusus, seperti box atau tote bag. Penggunaan kemasan tersebut juga memiliki nilai Rupiah tersendiri, yang sayangnya harus hilang tanpa hasil akibat order fiktif. Hal ini pun menambah jumlah kerugian bisnis.
Di sisi lain, besar pula kemungkinan produk order fiktif tersebut tidak kembali kepada Anda. Jika seandainya kembali pun, belum tentu Anda bisa menjualnya kembali, khususnya jika produk tersebut bersifat custom order (seperti cetak nama pada pakaian) atau cepat basi (seperti makanan atau bunga). Karena tidak bisa dikembalikan ke stok, produk pun otomatis akan jadi kerugian.
-
Waktu kerja dan biaya yang terbuang
Setiap pesanan produk, termasuk yang kecil sekalipun, pasti butuh tenaga, waktu, dan proses operasional untuk menyiapkannya. Anda harus menjawab dan mencatat pesanan, menghitung dan mempersiapkan bahan, melakukan produksi dan pengemasan, hingga koordinasi pengiriman dengan kurir.
Bayangkan jika order tersebut ternyata fiktif, keseluruhan proses tersebut pun tidak akan menghasilkan apa-apa. Biaya listrik, tenaga kerja, bahan baku, hingga pulsa untuk komunikasi akan berakhir menjadi beban pengeluaran tanpa pengembalian. Padahal, Anda dapat menggunakannya untuk melayani pelanggan yang benar-benar serius.
-
Reputasi bisnis dapat menurun
Efek buruk lain dari order fiktif adalah menurunnya reputasi bisnis, terutama jika Anda berjualan lewat platform online. Sebab, pada platform online, performa dan reputasi akun bisnis biasanya sangat bergantung pada tingkat penyelesaian pesanan, tingkat retur atau pembatalan, serta rating dan ulasan dari para pelanggan.
Apabila Anda sering mengalami order fiktif, kemungkinan besar pesanan tersebut akan tercatat sebagai “gagal dikirim”. Hal ini dapat menurunkan tingkat performa pengiriman Anda. Bayangkan ada pelanggan baru yang melihat riwayat performa tersebut, atau mungkin nilai bintang yang rendah pada akun bisnis Anda. Bukan tidak mungkin pelanggan tersebut jadi ragu membeli.
Di samping itu, ada pula beberapa platform online yang memunculkan toko atau merchant berdasarkan performa. Mereka akan menurunkan ranking toko Anda sehingga tidak muncul pada halaman rekomendasi atau hasil pencarian teratas. Dalam jangka panjang, risiko tersebut dapat berisiko merusak brand image dan menurunkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda.
-
Mengganggu perputaran stok barang
Pesanan fiktif ternyata juga dapat berdampak pada pengelolaan stok barang. Pada situasi order fiktif, barang yang dipesan umumnya tidak akan sampai ke pelanggan. Masalahnya, tidak semua barang tersebut bisa kembali ke tangan Anda, atau jika bisa pun, belum tentu Anda dapat menjualnya kembali dalam waktu dekat. Akibatnya, stok barang pun jadi menumpuk.
Bayangkan jika barang tersebut bersifat musiman, misalnya produk bertema Natal atau Lebaran yang cenderung tidak laku setelah tanggal tertentu. Kemungkinan besar, produk pun akan jadi mubazir akibat pesanan fiktif.
Dengan kata lain, barang yang seharusnya terjual dan menghasilkan omzet justru harus mengendap. Akibatnya, arus kas bisnis pun berisiko terganggu, terutama pada UMKM atau usaha rumahan yang bergantung pada perputaran modal cepat. Situasi ini bisa menyebabkan mereka kesulitan membeli bahan baku untuk produksi selanjutnya.
Baca juga: Apa Itu Stok Barang Persediaan? Definisi, Jenis, dan Cara Mengelolanya
-
Potensi denda atau penalti
Platform penjualan berbasis digital, seperti aplikasi layanan pengantaran atau e-commerce, pada umumnya menerapkan sistem penalti berdasarkan performa toko atau merchant. Seperti yang telah disebutkan, order fiktif bisa membuat pesanan mendapat status “gagal dikirim”, sehingga berisiko menurunkan performa pengiriman toko.
Jika hal tersebut terjadi terus-menerus, pelaku usaha dapat terkena potensi penalti berupa denda, pemotongan poin performa, hingga peringatan atau penangguhan akun. Ada pula beberapa platform yang mengurangi insentif kepada toko sebagai bentuk penalti. Situasi ini bisa menurunkan pesanan yang diterima oleh toko, sehingga otomatis mengurangi penjualan.
Tips Menghindari Order Fiktif
Order fiktif adalah masalah penipuan yang dapat menyerang siapa saja. Namun, Anda bisa mencegah hal tersebut dengan menerapkan langkah antisipasi yang tepat. Perhatikan beberapa tips penting berikut ini:
-
Selalu minta bukti pembayaran yang sah sebelum mengirimkan barang
Memang menyenangkan rasanya tiap kali ada pesanan yang masuk ke akun bisnis Anda. Meski begitu, jangan sampai perasaan semangat tersebut membuat Anda terburu-buru dalam memproses pesanan. Pastikan dulu pembayaran sudah benar-benar masuk sebelum Anda mengirimkan barang.
Bahkan jika pelanggan mengatakan sudah transfer pun, sebaiknya jangan langsung percaya begitu saja. Sebab, pelaku order fiktif sering kali mengaku sudah transfer dan bahkan sampai mengirimkan bukti transfer palsu. Untuk menghindari risiko tersebut, jangan hanya mengandalkan screenshot atau foto yang dikirimkan pelanggan. Segera cek langsung mutasi rekening bisnis Anda atau periksa notifikasi dari payment gateway.
Selain itu, Anda juga bisa mengaktifkan sistem auto-verifikasi pembayaran, contohnya melalui dompet digital atau QRIS. Jika Anda menyediakan metode transfer bank secara manual, pastikan dana sudah benar-benar masuk ke rekening dan nama pengirimnya sesuai. Opsi lainnya adalah menggunakan rekening bisnis dengan notifikasi real-time, sehingga Anda bisa langsung tahu tiap kali dana masuk rekening.
-
Perhatikan pola pembeli yang mencurigakan
Walaupun kasus order fiktif memiliki detail berbeda-beda, pola pelakunya cenderung sama. Biasanya, pelaku order fiktif tidak menyebutkan identitas yang jelas. Mereka lebih sering menggunakan akun anonim atau nomor asing, sehingga enggan melakukan verifikasi identitas.
Kemudian, banyak pula pelaku order fiktif yang tiba-tiba memesan barang dalam jumlah besar, padahal sebelumnya tidak pernah melakukan transaksi. Mereka cenderung terburu-buru dan bahkan mendesak agar Anda segera mengirim barang tersebut. Namun, ketika Anda meminta untuk membayar uang muka, mereka enggan melakukannya.
Untuk menghindari pembeli seperti itu, buatlah daftar pelanggan loyal dan berikan tanda pada pelanggan baru yang terlihat mencurigakan. Jika Anda ragu, tidak ada salahnya menelepon pelanggan tersebut untuk memastikan pesanan mereka tidak fiktif.
-
Batasi jumlah pesanan per pelanggan
Cara lain menghindari order fiktif adalah dengan membatasi jumlah pesanan untuk tiap pelanggan. Anda bisa menerapkan limit order, contohnya maksimal 5 item barang dalam satu pesanan atau batas nominal pembelian Rp1 juta untuk pelanggan yang belum pernah bertransaksi. Kalau ada pesanan yang melebihi batas, mintalah konfirmasi tambahan seperti identitas atau uang muka.
Penetapan batas jumlah pesanan dapat menjadi pengaman awal untuk menghindari kerugian besar akibat order fiktif. Agar peraturan ini tidak memberatkan pelanggan, Anda dapat menerapkan program loyalitas atau sistem membership. Dengan begitu, pelanggan akan tetap merasa dihargai dan Anda tetap bisa memberi batasan order secara logis.
-
Minta DP untuk pemesanan bervolume besar
Khusus untuk pemesanan dalam jumlah besar, Anda dianjurkan untuk meminta uang muka atau down payment (DP) kepada pelanggan. Pada umumnya, jumlah DP berkisar antara 30–50% dari total jumlah transaksi. Pastikan Anda menerima DP sebelum memulai produksi, sehingga bisa menutup sebagian biaya operasional awal.
Tak hanya itu, pembayaran DP juga menjadi bentuk komitmen serius dari pelanggan. Jadi, jangan lupa dokumentasikan transaksi DP tersebut. Anda bisa membuat template invoice digital berisi nominal DP, tenggat waktu pembayaran DP, dan rekening tujuan.
Simpanlah bukti transaksi tersebut dan kirimkan tanda terima DP supaya pelanggan juga merasa aman. Sebaliknya, apabila pelanggan menolak memberikan DP tanpa alasan logis atau jelas, sebaiknya pertimbangkan ulang untuk memproses pesanan mereka.
Baca juga: Invoice adalah Hal Berbeda dari Nota dan Kwitansi, Ini Penjelasannya
-
Periksa alamat dan lokasi pengiriman dengan teliti
Mayoritas order fiktif memakai alamat yang fiktif juga. Alamat tersebut biasanya bersifat palsu, tidak lengkap, atau samar. Akibatnya, Anda atau kurir jadi kesulitan mengantar pesanan, sehingga menyebabkan retur atau kerugian.
Untuk mencegah risiko tersebut, mintalah alamat lengkap kepada pelanggan. Jika perlu, Anda juga bisa meminta mereka memberikan patokan yang detail, misalnya di depan minimarket atau gang ke-4. Lalu, sebelum mengantar barang, cek lokasi alamat melalui aplikasi navigasi seperti Google Maps. Tujuannya untuk memastikan bahwa alamat pelanggan memang ada.
Apabila memungkinkan, Anda juga dapat meminta pelanggan untuk share lokasi mereka melalui WhatsApp atau aplikasi lain. Jika memang pesanan tersebut fiktif, simpanlah dalam daftar pelanggan bermasalah supaya tim lebih waspada ketika alamat atau nama serupa kembali muncul.
-
Susun kebijakan pengembalian barang yang jelas
Order fiktif adalah masalah yang dapat menyerang pelaku usaha mana pun. Maka dari itu, Anda perlu melindungi bisnis dari kerugian akibat order fiktif maupun pelanggan tidak bertanggung jawab. Salah satu caranya adalah menyusun kebijakan retur atau pengembalian barang yang jelas.
Dalam kebijakan tersebut, jelaskan bahwa barang hanya akan dikirim setelah Anda menerima pembayaran penuh. Khusus untuk pesanan dalam jumlah besar, Anda bisa menetapkan kebijakan DP. Kemudian, tegaskan bahwa Anda tidak menerima pembatalan sepihak dari pelanggan setelah produk dikemas atau dikirim.
Pastikan kebijakan retur tersebut mudah dibaca dan diakses oleh pelanggan. Tempelkan pada dinding di toko fisik atau unggahlah di halaman utama toko online. Selain itu, Anda juga bisa mencantumkannya dalam invoice. Pelanggan harus memahami kebijakan tersebut sebelum melakukan transaksi.
-
Gunakan sistem pembayaran yang terintegrasi
Salah satu cara efektif untuk menghindari pesanan fiktif adalah rutin melacak riwayat transaksi. Namun, prosesnya bisa cukup melelahkan jika Anda melakukannya secara manual. Oleh sebab itu, pertimbangkan untuk menerapkan sistem pembayaran yang terintegrasi seperti Moka Order.
Berbasis digital, Moka Order sudah otomatis terintegrasi dengan aplikasi kasir online, Moka POS. Setiap transaksi akan langsung tercatat secara real-time, lalu riwayat datanya bisa Anda akses melalui dashboard Moka POS yang tampilannya simpel. Jadi, hanya dengan satu platform, Anda dapat mengelola pesanan online maupun offline secara praktis.
Khusus untuk Anda yang menjalankan usaha kuliner dengan sistem dine-in, Moka Order memungkinkan pelanggan untuk memesan sekaligus membayar order hanya dengan scan QR dari meja masing-masing.
Setelah pelanggan membayar secara non-tunai, pesanan mereka akan langsung muncul di notifikasi Moka POS Anda. Dengan begini, pelanggan bisa langsung melakukan pesanan tanpa harus menunggu pelayanan. Di sisi lain, Anda dapat terhindar dari transaksi palsu berkat adanya notifikasi pembayaran otomatis.
Order fiktif adalah pesanan palsu yang dapat merugikan para pelaku usaha, baik dari segi waktu, tenaga, maupun materi. Hindari situasi tersebut dengan melakukan verifikasi pembayaran, mengenali ciri-ciri order fiktif, membatasi jumlah pesanan atau nominal transaksi, hingga menetapkan sistem DP untuk pesanan berjumlah besar.
Tak kalah penting, gunakan pula sistem pembayaran yang terintegrasi seperti Moka POS. Dengan pencatatan dan verifikasi transaksi secara otomatis, pemakaian Moka POS dapat mempermudah operasional bisnis sekaligus membantu Anda terhindar dari order fiktif. Buktikan sendiri manfaatnya untuk bisnis Anda dengan menjadwalkan demo gratis Moka POS!
