Tanpa adanya manajemen inventory, Anda berpotensi mengalami berbagai masalah saat menjalankan bisnis. Misalnya, Anda tidak mengetahui stok bahan baku yang habis, terpaksa membuang banyak produk karena sudah melewati masa kedaluwarsa, dan bahkan terlambat mengirim barang kepada pelanggan.
Ketiga peristiwa tersebut tentunya bisa merugikan usaha, sehingga Anda perlu kemampuan manajemen inventaris yang baik. Bagaimana cara menerapkannya? Yuk, simak informasi selengkapnya di sini!
Apa Itu Manajemen Inventory?
Manajemen inventory atau yang juga dikenal sebagai manajemen stok atau manajemen persediaan adalah proses perencanaan, pengadaan, pengelolaan, dan pengendalian barang-barang atau produk-produk yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Tujuan manajemen inventory adalah menjaga keseimbangan antara pasokan dan permintaan, sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan sambil menghindari biaya yang tidak perlu.
Manajemen inventory melibatkan keputusan terkait dengan tingkat persediaan yang optimal, pemantauan perubahan dalam permintaan dan pasokan, peramalan kebutuhan masa depan, pengendalian kerugian akibat kerusakan atau kecurangan, dan efisiensi dalam proses pengadaan dan penyimpanan barang.
Proses manajemen inventaris juga mencakup pengklasifikasian barang-barang berdasarkan nilai, pengendalian siklus persediaan, penerapan metode penghitungan fisik, dan pemilihan sistem manajemen inventaris yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Manajemen inventory yang efektif dapat membantu perusahaan mengoptimalkan laba, mengurangi biaya, meningkatkan pelayanan pelanggan, dan meminimalkan risiko bisnis terkait stok.
Sistem dan Proses Manajemen Inventory
Berikut penjelasan secara lebih detail setiap langkah dalam sistem dan proses manajemen inventory yang efektif:
1. Pengiriman dan penerimaan barang
Tahap pertama dalam manajemen inventory adalah pengiriman dan penerimaan barang. Pengiriman dan penerimaan barang terjadi saat perusahaan memesan produk atau bahan dari pemasoknya. Penting untuk memastikan bahwa pesanan yang diterima sesuai dengan yang diinginkan dan dalam kondisi baik. Proses penerimaan yang baik akan mengurangi risiko menerima barang cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
2. Pemantauan level inventory
Setelah barang diterima, pemantauan level inventory menjadi kunci. Pemantauan level inventory adalah proses terus-menerus yang mencakup pencatatan setiap perubahan dalam stok barang, termasuk jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang atau toko, serta pembaruan status persediaan secara real-time. Sistem pemantauan yang efisien akan membantu perusahaan menghindari kekurangan stok yang bisa merugikan pelanggan atau kelebihan stok yang meningkatkan biaya penyimpanan.
3. Menerima pesanan dari pembeli
Saat pelanggan melakukan pesanan, tahap ini menjadi krusial dalam proses manajemen inventaris. Perusahaan harus memiliki sistem yang siap menerima pesanan dengan cepat dan efisien. Ini melibatkan verifikasi ketersediaan barang yang diminta dalam inventaris. Seiring dengan perkembangan teknologi, penggunaan sistem otomatis untuk memberikan informasi stok yang akurat kepada pelanggan saat mereka melakukan pesanan menjadi semakin umum.
Penggunaan sistem otomatis memungkinkan pelanggan untuk melihat ketersediaan stok secara langsung, meminimalkan risiko pesanan yang tidak dapat dipenuhi, dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
4. Konfirmasi transaksi
Setelah pesanan dari pelanggan diterima, tahap selanjutnya adalah konfirmasi transaksi. Konfirmasi transaksi adalah langkah penting untuk memastikan bahwa pesanan tersebut akurat, lengkap, dan sesuai dengan persyaratan bisnis dan pajak yang berlaku. Proses ini melibatkan verifikasi pesanan, perhitungan harga yang tepat, perpajakan, serta penanganan detail transaksi lainnya. Kesalahan dalam tahap ini bisa berdampak serius pada keuntungan dan kepatuhan perusahaan.
Kesalahan harga atau perhitungan pajak, misalnya dapat mengakibatkan kerugian finansial yang signifikan dan masalah hukum. Oleh karena itu, penting untuk memiliki prosedur yang ketat dan sistem yang andal untuk memastikan bahwa setiap transaksi terkonfirmasi dengan benar sebelum pengiriman atau penyelesaian transaksi dilakukan.
5. Pengambilan barang
Setelah konfirmasi transaksi selesai, langkah berikutnya adalah pengambilan barang dari inventaris. Ini adalah langkah penting dalam manajemen inventaris yang melibatkan pengambilan barang fisik dari gudang atau persiapan produk untuk pengiriman. Penting untuk menjaga proses pengambilan barang seefisien mungkin untuk memastikan bahwa pelanggan mendapatkan pesanan mereka sesuai dengan waktu yang dijanjikan.
Keterlambatan dalam pengambilan barang dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan dan berdampak negatif pada reputasi perusahaan. Dengan demikian, perusahaan perlu memiliki sistem yang terorganisasi dan efisien untuk memfasilitasi pengambilan barang yang tepat waktu.
6. Pembaruan data Inventory dan restock
Langkah terakhir dari sistem dan proses manajemen inventory adalah pembaruan data inventory dan, jika diperlukan, restok. Pembaruan data inventory mencakup penyesuaian jumlah barang yang tersedia dan pencatatan setiap perubahan yang terjadi selama proses. Jika inventaris menunjukkan bahwa stok barang tertentu sudah habis, atau mendekati batas minimum, maka tindakan untuk restok perlu segera diambil. Hal ini melibatkan proses untuk menghubungi pemasok, membuat pesanan, dan mengatur pengiriman barang baru.
Fitur Manajemen Inventory
Manajemen inventory yang efisien sering didukung oleh berbagai fitur dalam perangkat lunak atau sistem manajemen inventaris. Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa fitur kunci dalam manajemen inventaris:
1. Inventory forecasting (peramalan inventaris)
Inventory forecasting atau peramalan inventaris adalah fitur penting yang memungkinkan perusahaan untuk merencanakan kebutuhan inventaris di masa depan. Dengan menganalisis data historis, tren, dan faktor-faktor lainnya, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cerdas tentang kapan dan berapa banyak barang yang harus dipesan. Hal ini membantu menghindari kekurangan stok yang dapat menghambat penjualan dan kelebihan stok yang mahal untuk disimpan.
2. Stock adjustment (penyesuaian stok)
Penyesuaian stok adalah fitur yang memberikan fleksibilitas kepada pengguna untuk mengelola perubahan dalam stok secara manual. Pengguna dapat menambah stok jika terjadi keterlambatan dalam penerimaan pengiriman atau mengurangkan stok saat terjadi kerusakan atau kehilangan barang. Fitur ini penting dalam menjaga akurasi data inventaris, menghindari perbedaan antara catatan stok dalam sistem dan stok fisik yang sebenarnya.
3. Warehouse tracking (pelacakan gudang)
Fitur pelacakan gudang adalah alat yang vital dalam manajemen inventaris modern yang memungkinkan perusahaan untuk secara akurat memantau lokasi fisik barang dalam gudang atau fasilitas penyimpanan. Hal ini membantu memastikan efisiensi dalam pengambilan barang, mengoptimalkan penempatan stok, dan memudahkan pengelolaan gudang yang lebih efektif.
4. Stock request (permintaan stok)
Fitur ini memungkinkan departemen atau karyawan yang berbeda dalam perusahaan untuk mengajukan permintaan stok. Permintaan stok ini dapat diperiksa dan disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum pengadaan stok dilakukan. Ini membantu dalam mengontrol penggunaan dan alokasi stok.
5. Notifikasi Low Stock (Notifikasi Stok Rendah)
Fitur ini memberikan notifikasi otomatis ketika stok suatu barang mendekati atau mencapai batas rendah yang telah ditentukan. Dengan notifikasi ini, perusahaan dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa barang tersebut tidak kehabisan stok, seperti memesan lebih banyak atau mengatur ulang persediaan.
6. Serial number tracking (pelacakan nomor seri)
Serial number tracking adalah fitur penting untuk bisnis yang menjual produk dengan nomor seri unik, seperti elektronik, perangkat medis, atau kendaraan. Dengan pelacakan nomor seri, perusahaan dapat melacak setiap unit produk secara individual. Ini sangat berguna dalam pemantauan garansi, pelacakan produk yang perlu ditarik, dan audit persediaan yang akurat.
Metode Manajemen Inventory
Manajemen inventory adalah salah satu aspek penting dalam operasi bisnis, dan metode yang digunakan untuk mengelola inventaris dapat memiliki dampak signifikan pada efisiensi dan profitabilitas perusahaan. Berikut adalah penjelasan tentang beberapa metode manajemen inventaris yang umum digunakan:
1. Economic order quantity (EOQ)
Metode EOQ adalah pendekatan matematis untuk menentukan jumlah optimal yang harus dipesan dari suatu barang untuk mencapai keseimbangan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. EOQ memperhitungkan faktor seperti biaya pemesanan, biaya penyimpanan (biaya untuk menyimpan barang dalam gudang), dan tingkat permintaan. Tujuan utama dari EOQ adalah untuk mengurangi biaya total yang terkait dengan pengadaan dan penyimpanan inventaris. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi ukuran pesanan optimal yang meminimalkan biaya keseluruhan.
2. Just in time (JIT)
Metode Just in Time adalah pendekatan yang fokus pada pengiriman barang hanya saat diperlukan, tanpa adanya persediaan berlebih. Dalam sistem JIT, perusahaan berusaha untuk menjaga persediaan sekecil mungkin dan menerima barang dari pemasok segera setelah ada pesanan dari pelanggan. Pendekatan ini mengurangi biaya penyimpanan, risiko penurunan nilai barang, dan biaya pengangkutan. Meski begitu, Anda perlu mengandalkan jaringan pemasok yang andal dan efisien.
3. Minimum order quantity (MOQ)
Minimum Order Quantity adalah jumlah minimum yang harus dipesan dari suatu barang oleh pemasok untuk setiap pesanan. MOQ biasanya ditetapkan oleh pemasok untuk mengkompensasi biaya produksi dan pengiriman mereka. Dalam konteks manajemen inventaris, penggunaan MOQ dapat membantu perusahaan mengoptimalkan pesanan mereka dengan menghindari pesanan kecil yang mungkin tidak efisien secara biaya.
4. First in, first out (FIFO)
Metode FIFO mengacu pada prinsip bahwa barang-barang yang pertama kali masuk ke persediaan adalah yang pertama kali keluar. Dengan kata lain, produk yang lebih lama dalam inventaris harus dijual atau digunakan lebih dulu daripada yang baru masuk. Metode ini cocok untuk produk-produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa atau memiliki risiko penurunan nilai seiring waktu, seperti produk makanan atau obat-obatan. FIFO memastikan bahwa barang yang lebih lama dalam stok digunakan sebelum barang yang lebih baru.
5. Last in, first out (LIFO)
LIFO adalah kebalikan dari FIFO, di mana barang-barang yang terakhir masuk ke persediaan adalah yang pertama kali keluar. Metode ini kurang umum digunakan dibandingkan dengan FIFO, terutama karena kompleksitas perhitungan dan implikasi fiskal yang terkait dengannya. LIFO dapat menghasilkan keuntungan fiskal yang lebih tinggi dalam situasi inflasi, tetapi juga bisa menghasilkan keuntungan buku yang tidak mencerminkan nilai pasar yang sebenarnya.
6. Safety stock inventory (persediaan stok keselamatan)
Stok keselamatan adalah jumlah persediaan tambahan yang dijaga di luar stok normal untuk mengatasi ketidakpastian dalam permintaan atau keterlambatan pengiriman dari pemasok. Ini bertujuan untuk menghindari kekurangan stok yang dapat merugikan pelanggan. Stok keselamatan biasanya ditentukan berdasarkan analisis historis dan peramalan permintaan. Dengan adanya stok keselamatan, perusahaan dapat menghadapi perubahan tak terduga dalam permintaan atau pengiriman tanpa mengganggu operasi bisnisnya.
3 Manfaat Manajemen Inventory
Manajemen inventory yang baik memberikan sejumlah manfaat penting bagi perusahaan. Berikut penjelasan tiga manfaat utama dari manajemen inventory yang efisien:
1. Mengurangi risiko kehabisan barang
Salah satu manfaat paling nyata dari manajemen inventory yang baik adalah kemampuan untuk mengurangi risiko kehabisan barang atau stok. Kehabisan stok dapat berdampak serius pada bisnis, terutama jika produk tersebut adalah barang yang sangat diminati oleh pelanggan. Saat stok habis, perusahaan dapat kehilangan penjualan yang berpotensi menguntungkan, serta kecewa pelanggan yang mungkin beralih ke pesaing.
Manajemen inventory yang efektif melibatkan pemantauan yang teratur terhadap tingkat persediaan dan penerapan strategi yang memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi kapan saat yang tepat untuk memesan lebih banyak barang. Dengan prediksi yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa produk selalu tersedia ketika dibutuhkan dan membangun kepercayaan pelanggan.
2. Menghemat waktu dan tenaga
Manajemen inventaris yang efisien juga dapat menghemat waktu dan tenaga perusahaan. Tanpa sistem yang baik, mencari dan menghitung stok barang secara manual dapat menjadi tugas yang sangat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Apalagi, kesalahan mencatat stok dapat mengakibatkan kesalahan pesanan, biaya tambahan, dan ketidaknyamanan bagi pelanggan.
Dengan sistem manajemen inventaris yang baik, proses penghitungan stok dapat diotomatisasi, memungkinkan perusahaan untuk melihat tingkat persediaan secara real-time dengan cepat dan akurat. Ini juga mempermudah dalam mengidentifikasi barang yang perlu diisi ulang atau diperbarui.
3. Meminimalkan kesalahan pencatatan inventaris
Salah satu risiko utama dalam manajemen inventaris adalah kesalahan pencatatan yang dapat mengakibatkan ketidakakuratan dalam data inventaris. Kesalahan ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kesalahan manusia dalam mencatat atau mencatat pengiriman barang, pencurian, atau kerusakan yang tidak terdeteksi. Kesalahan pencatatan inventaris dapat menyebabkan masalah yang serius, seperti perbedaan antara data stok aktual dan yang tercatat di sistem.
Manajemen inventory yang baik mencakup langkah-langkah untuk meminimalkan risiko kesalahan pencatatan inventaris. Ini bisa mencakup pelacakan inventaris menggunakan teknologi barcode atau RFID yang akurat, penggunaan sistem manajemen inventory yang terotomatisasi, serta pelatihan staf tentang prosedur yang benar dalam pengelolaan inventaris. Dengan cara ini, perusahaan dapat lebih dapat mengandalkan akurasi data inventaris mereka, menghindari kerugian yang disebabkan oleh kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, manajemen inventaris yang efisien adalah salah satu kunci kesuksesan. Dengan memahami metode-metode manajemen stok yang berbeda dan memanfaatkan teknologi modern seperti Moka POS, Anda dapat mengoptimalkan proses bisnis Anda, mengurangi risiko, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Manajemen inventaris yang baik tidak hanya menghindari risiko kehabisan stok, tapi juga memungkinkan Anda menghemat waktu, tenaga, dan sumber daya yang dapat dialokasikan untuk upaya lain yang mendukung pertumbuhan dan keunggulan kompetitif. Jadi, jangan ragu untuk menjadwalkan demo Moka POS dan mulai memanfaatkan manajemen inventaris yang lebih baik untuk menggerakkan bisnis Anda ke arah yang lebih baik sekarang!
